{"id":1524,"date":"2015-01-06T13:07:50","date_gmt":"2015-01-06T13:07:50","guid":{"rendered":"http:\/\/support.unit4venice.be\/nl\/?p=1524"},"modified":"2022-12-07T10:03:52","modified_gmt":"2022-12-07T10:03:52","slug":"elektronische-aankoopdocumenten-verwerken-in-venice","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/support.venice.be\/nl\/index.php\/elektronische-aankoopdocumenten-verwerken-in-venice\/","title":{"rendered":"Elektronische aankoopdocumenten verwerken in Venice"},"content":{"rendered":"

Venice stelt u in staat om de elektronische documenten die u van uw
\nleveranciers ontvangt of de gescande versie van de papieren documenten
\nautomatisch op te nemen en te verwerken.<\/p>\n

Venice voorziet zelf niet in gespecialiseerde software voor OCR (Optical Character Recognition).\u00a0 We verwijzen hiervoor naar onze koppelpartners https:\/\/www.exact.com\/benl\/venice\/koppelingen<\/a><\/p>\n

Werkwijze om elektronische documenten te verwerken in Venice<\/h3>\n

1. Kopieer de elektronische documenten naar een bepaalde map<\/h4>\n

Inkomende facturen die u elektronisch van uw leveranciers ontving, of de scan van de papieren documenten, bewaart u in een vaste map per dossier. Deze map mag (bijna) om het even welk formaat van bestanden bevatten, zowat elk type bestand wordt opgenomen als elektronisch document. Bestanden die verborgen (hidden) zijn, komen echter niet in aanmerking om opgenomen te worden. Ook xml-schema’s (xsd-bestanden) worden niet opgenomen, ze worden zelfs geschrapt uit de map met te importeren bestanden omdat ze voor problemen kunnen zorgen bij het analyseren van de andere bestanden. Om een elektronisch bestand automatisch als document te kunnen verwerken moet het uiteraard wel in een interpreteerbaar formaat ( bv. xml, bmf,… ) aangeboden worden. Pdf-documenten of afbeeldingen leiden niet tot een automatische aanmaak van een document.<\/p>\n

2. Maak een nieuw werkbestand aan<\/h4>\n

Hiervoor start u de module Aanvaarden elektronische documenten<\/em> op (Venice Hoofdmenu, tab Start<\/em>, groep Verkennen<\/em>, Elektronische documenten<\/em>). Vanuit de module Aanvaarden elektronische documenten<\/em> kiest u vervolgens Nieuw werkbestand<\/em> (tab Start<\/em>, groep Elektronische documenten<\/em>). In het scherm Nieuw werkbestand<\/em> vult u het pad in naar de map waar de te verwerken elektronische documenten zich bevinden, en vervolgens klikt u op de knop Aanmaken. <\/em>In de vooruitgangslijst ziet u de vooruitgang van het opnemen van de elektronische documenten in het werkblad en ook de eventuele fouten.<\/p>\n

\"Nieuwwerkbestand\"<\/a><\/p>\n

\u00a03. Leg vast hoe en waar het elektronisch document verder moet worden verwerkt<\/h4>\n

In het werkblad Aanvaarden elektronische documenten krijgt u naast het werkblad zelf ook een voorstelling van het elektronisch document te zien. Dit stelt u in staat om vlot te beslissen wat er precies met het elektronisch document moet gebeuren. U bepaalt allereerst of het mag verwerkt worden (aanvaarden of verwerpen (Ctrl+F12)) en vervolgens geeft u op via welke weg dit moet gebeuren (Boekhouding (Ctrl+F11), Facturatie (Ctrl+F10) of Extern\/Andere applicatie (Ctrl+F8)).<\/p>\n

\"Aanvaardenelektronischedocumenten\"<\/a><\/p>\n

Overigens kunt u voor elke leverancier in zijn fiche ( tab Document<\/em> ) instellen of u zijn elektronische documenten standaard wil verwerken in Venice Boekhouding of in Venice Aankoopbeheer.<\/p>\n

\"Tabdocument\"<\/a><\/p>\n

\u00a04. U verwerkt de elektronische documenten in de module Aankopen ( Boekhouding) of Aankoopfacturen (Facturatie)<\/h4>\n

Alle elektronische documenten die u aanvaard hebt en die bestemd zijn voor de boekhouding, worden voorgesteld in het dialoogvenster Importeren van elektronische documenten<\/em> in de module Aankopen<\/em>. Op dezelfde manier worden aanvaarde documenten die bestemd zijn voor de facturatie voorgesteld in het dialoogvenster Importeren van elektronische documenten<\/em> in de module Aankoopfacturen<\/em>. U kruist hier dan de elektronische documenten aan die u wenst te verwerken en kiest daarna voor Verwerken<\/em>.<\/p>\n

\"Verwerkenelektronischedocumenten\"<\/a><\/p>\n

Dankzij het elektronisch formaat van de documenten, stelt Venice u zo veel mogelijk informatie van het document automatisch voor. Bij het eigenlijke boeken verwerkt u zo veel sneller en effici\u00ebnter aankoopfacturen en beperkt u de foutenmarge tot een absoluut minimum.<\/p>\n

Hoe geschikter het elektronisch formaat, hoe meer Venice volautomatisch kan verwerken.<\/p>\n

Volgende elektronische formaten worden aanvaard in Venice:<\/p>\n