{"id":2996,"date":"2020-05-07T08:49:46","date_gmt":"2020-05-07T08:49:46","guid":{"rendered":"http:\/\/support.unit4venice.be\/nl\/?p=2996"},"modified":"2022-03-31T13:17:28","modified_gmt":"2022-03-31T13:17:28","slug":"verkoopfacturen-in-ubl-formaat-importeren-in-venice-boekhouding-via-de-optie-importeren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/support.venice.be\/nl\/index.php\/verkoopfacturen-in-ubl-formaat-importeren-in-venice-boekhouding-via-de-optie-importeren\/","title":{"rendered":"Verkoopfacturen in UBL-formaat importeren in Venice Boekhouding via de optie Importeren"},"content":{"rendered":"\n

Sinds versie 11.20 van Venice (beschikbaar in januari 2019), kan u verkoopfacturen die u in UBL-formaat ontvangt in bulk importeren op voorwaarde dat u over de optie Importeren<\/a> beschikt.\u00a0<\/p>\n

Het was in het verleden al mogelijk om via de SDK of via tekstbestanden in te lezen<\/a>. Er zijn immers heel wat facturatiepakketten die de mogelijkheid bieden om de verkoopfacturen in UBL-formaat te exporteren.<\/p>\n

Belangrijk!<\/strong><\/span> In UBL bestanden worden klantennummers<\/strong> bijna nooit opgenomen.\u00a0 Bij het inlezen van UBL bestanden zal u geen problemen hebben met bestaande klanten want deze worden herkend aan de hand van het BTW nummer.\u00a0 Nieuwe klanten zullen echter toegevoegd worden en automatisch een nummer krijgen in Venice.\u00a0 Deze zal niet altijd overeenkomen met het nummer van uw extern pakket waar deze klant al gekend is met zijn eigen nummer.\u00a0\u00a0\u00a0 Als u wenst dat de klantennummers in beide pakketten overeenstemmen, is het dus belangrijk om steeds te zorgen dat uw klanten up-to-date zijn in Venice (door manuele ingave of door een aparte import) VOOR dat u start met het importeren van UBL bestanden.<\/p>\n

Vanaf versie 12.10<\/strong> van Vencice is het echter wel mogelijk om klantennummers over te nemen. Dit is bedoeld voot facturatiepakketten die facturen aanmaken in Ubl-formaat met vermelding van het klantnummer. U kan dan dat klantnummer overnemen aan de hand van onderstaande parameter.\u00a0 Doe dit enkel indien u nog geen klanten heeft aangemaakt in Venice.\u00a0 Zoniet kunnen de facturen op de verkeerde klant terechtkomen. Indien u al klanten heeft in Venice, controleer dan als de klanten in Venice en het extern facturatiepakket overeenstemmen vooraleer u begint te importeren.<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Hoe werkt het?<\/h1>\n

1.Indien u een aantal verkoopfacturen in UBL-formaat ofwel een zip-bestand met daarin een aantal UBL-facturen ontvangt, dan sla je die op in een map die u zelf kiest. 2.Vervolgens start u de module Verkopen\u00a0 (Start – Boekhouding – Verkopen) – Tab Extra – Importeren UBL op.\u00a0<\/p>\n

\"\"<\/a>3.In het dialoogvenster dat verschijnt, kan u het pad<\/strong> opgeven waar u de UBL-bestanden heeft bewaard. Van zodra u dat gedaan heeft,\u00a0 zal Venice alle bestanden in het betrokken pad overlopen. Het programma zal melden hoeveel bestanden er in het pad staan, hoeveel daarvan geldig zijn. Tevens zal ook gemeld worden of er eventueel verkopen zijn die buiten het huidige boekjaar vallen of die reeds ge\u00efmporteerd werden. Indien er ongeldige bestanden zijn, dan wordt dit gemeld.<\/a><\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

4. Aangeven hoe de nummering in Venice moet bepaald worden. In het scherm hierboven is te zien dat Venice geen nummer kon bepalen voor de te importeren verkopen. Op de plaats waar het documentnummer wordt getoond, staat een ‘?’. Indien we nu op de tab Parameters klikken, dan kunnen we\u00a0defini\u00ebren hoe de documentnummers in Venice moeten bepaald worden. In het voorbeeld hieronder zien we dat de documentnummers in het UBL-bestand als volgt zijn opgebouwd 20199999. Dus 8 posities. In Venice kan een documentnummer maximaal 6 posities bevatten.\u00a0 Het boekjaar hoeven we echter niet in te lezen in het documentnummer, want de verkopen worden per boekjaar genummerd. We gaan dus vanaf positie 5 inlezen en 4 posities overnemen.\u00a0 Het externe factuurnummer 20190362 zal dus in Venice als 2019 000.362 worden ingelezen. Indien we de externe nummering niet wensen over te nemen, dan kunnen we automatisch<\/em> aanvinken. We kunnen ook het dagboek<\/strong> bepalen waar de facturen en\u00a0de creditnota’s zullen aangemaakt worden. We kunnen dat doen uit het bestand door bepaalde posities over te nemen uit de identificatie in het bestand. Of we kunnen een vast dagboek voorstellen voor facturen en creditnota’s. In het voorbeeld hieronder gaan we een vast dagboek voorstellen. Tenslotte geeft u ook de omzetrekening<\/strong> op waarop de verkopen dienen geboekt te worden. Het externe pakket kan immers niet bepalen op welke omzetrekening u wenst te boeken. \u00a0<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Druk op de knop Bewaren<\/em> om de instellingen op te slaan. U komt nu weer in het oorspronkelijke dialoogvenster terecht. 5. Druk op de knop Importeren om de import te starten. 6. Het importeren verloopt in 3 stappen: Stap 1: de ubl-bestanden worden uitgepakt en naar een tijdelijke werkmap gekopieerd Stap2: De documenten worden onderworpen aan een reeks controles<\/p>\n