Il y a 2 méthodes pour envoyer des e-mails à partir de Venice:
Si vous disposez de l’option eDocuments, vous pouvez envoyer en masse par e-mail des bons de livraison, des factures et des rappels (si l’option Comptabilité est active). Si vous ne disposez pas de l’option eDocuments, vous pouvez envoyer un e-mail depuis un aperçu avant impression sur l’écran ou à partir d’une fiche.
Si vous ne disposez pas de l’option eDocuments, vous devez indiquer par quelle voie vous désirez envoyer des e-mails à partir de Venice. Si vous travaillez avec Venice online, vous pouvez uniquement utiliser SMTP pour envoyer de e-mails. Dans cet article, nous expliquons d’abord comment vous pouvez compléter les paramètres par rapport à SMTP.
Dans le menu principal de Venice, vous appuyez sur le bouton Venice et vous choisissez Paramétrage – Configuration – Poste de travail.
Vous positionnez le paramètre Envoyer (sous l’onglet E-mail) sur SMTP.
Pour les fournisseurs les plus courants tels que Gmail, Telenet, Proximus, … la plupart des données du serveur seront remplies automatiquement. Nous utiliserons une adresse Gmail fictive à titre d’exemple. Vous pouvez vérifier les données en cliquant sur le bouton « Test ».
Pour connaître les paramètres de votre serveur sortant, vous devez contacter votre fournisseur ou votre société d’hébergement.
Quelques exemples de fournisseurs de courrier électronique les plus courants
◾Telenet : smtp.telenet.be avec le port 587 et la sécurité TLS
◾Proximus : relay.skynet.be avec le port 587 et la sécurité TLS
◾Office 365 : smtp.office365.com avec le port 587 et la sécurité TLS
◾Gmail : smtp.gmail.com avec le port 587 et la sécurité TLS
◾…
Consultez également cet article concernant les nouvelles mesures de sécurité qui ont été prises par les différents fournisseurs de logiciel de courrier électronique.
Lorsque les données sont remplies, vous pouvez cliquer sur l’icône e-mail par exemple à partir d’une fiche client/fournisseur pour obtenir une fenêtre de courrier simple. Vous ne pouvez saisir ici que du texte brut, sans mise en page ni HTML.
De la même manière, vous pouvez envoyer un e-mail à partir d’un aperçu avant impression.
Si vous désirez modifier le texte accompagnant le mail, vous pouvez le modifier dans votre mise en page à l’aide de l’éditeur de mise en pages.
Pour faire cela, cliquez sur Modifier dans l’écran d’impression de la mise en page souhaitée.
Dans l’éditeur de mise en page, choisissez Propriétés – onglet Message pour remplir les données relatives au Texte ou au Titre. Sauvegardez ensuite vos modifications via le bouton Venice – Sauvegarder.
Si vous disposez de l’option eDocuments, vous devez également compléter les paramètres par rapport à SMTP dans les paramètres de l’option eDocuments.
Vous choisissez Données de base – Paramétrage – Paramètres – EDocuments – Paramètres.
Sous l’onglet Général, vous complétez les paramètres par rapport à votre serveur smtp
Si vous désirez envoyer des factures via Smtp, vous devez compléter les paramètres sous l’onglet Factures éléctroniques (cfr. Configuration poste de travail).