Si vous utilisez un logiciel de facturation externe, il est évident que vous ne désirez pas encoder encore une fois les mêmes documents dans Venice Comptabilité et que vous préférez les importer automatiquement. Si vous utilisez Venice Facturation ou Venice Facturation Lite edition, alors cet article n’est pas d’application .
Cet article décrit comment vous pouvez procéder.
Le module Importation
Si vous avez l’intention d’importer l’un ou l’autre type de documents dans Venice, assurez-vous d’abord de disposer de l’option Importation. Ce module est indispensable, même si vous utilisez la méthode via le SDK.
Via Venice SDK ou via l’importation de fichiers de texte.
Il y a 2 méthodes pour importer des documents dans Venice.
- à l’aide de Venice SDK.
Notre Software Development Kit vous permet de créer un lien en temps réel à partir d’un logiciel externe. De cette manière, vous pouvez enregistrer ou lire de l’information dans Venice. - A l’aide d’un fichier de texte. Votre programme de facturation externe enregistre les données de facturation dans un fichier de texte. Vous importez ensuite ce fichier de texte dans Venice.
Dans cet article, nous traitons cette dernière méthode.
Introduction
Le module Importation de Venice permet d’importer des fichiers de texte ou des fichiers csv dans Venice. Les fichiers XML ne peuvent pas être importés. Il est par contre possible de traiter des factures d’achat dans le format xml via le module Traiter documents électroniques.
Pour chaque fichier de texte que vous désirez importer, vous devez créer un fichier descriptif. Ce fichier descriptif sert à interpréter le contenu du fichier de texte, de façon que Venice comprenne l’information qui y est présentée.
Si vous le désirez, le helpdesk de EXACT C-Logic peut établir le fichier descriptif pour vous et vous assister à valider l’interface d’importation. Vous pouvez les contacter par mail support@venicesoftware.be pour obtenir plus d’information.
Structure du fichier de texte
Il n’y a pas de structure fixe pour un fichier de texte avec l’information de facturation. Le fichier doit quand même répondre à une série de conditions.
L’ordre dans lequel les données sont présentées est important. Lors de l’importation de factures de vente, plusieurs blocs d’information doivent être présentés:
- les données de client
- l’en-tête de la facture
- les lignes de contrepartie
- éventuellement les répartitions analytiques
- éventuellement l’information Intrastat
Ces blocs d’information doivent être présentés dans l’ordre correct dans le fichier de texte. A l’intérieur d’un bloc, l’ordre des champs n’est pas important. P.ex. dans le bloc ‘Client’ il n’est pas important si le champ Nom apparaisse avant le champ Code postal. Les champs peuvent être présentés de plusieurs manières: un champ par ligne ou plusieurs champs par ligne séparés par un carcatère de séparation. Le fichier descriptif sert à décrire la structure du fichier de texte.
Les données clients
Vous devez d’abord présenter l’information au sujet du client. Venice doit être capable d’identifier de manière univoque le client. cela peut se faire sur base du numero de client, sur base du pseudonyme ou sur base du numero d’entreprise. En principe, il suffit de présenter dans ce bloc uniquement le champ sur base duquel vous identifiez le client dans votre facturation. Si Venice trouve le client de cette manière, la fiche correspondante sera utilisée. Si Venice ne trouve pas de fiche correspondante, alors une nouvelle fiche client peut être créée (voir plus loin).
De préférence vous mentionnez le plus d’information que possible (adresse, e-mail, numéros de téléphone, comptes bancaires,…) de façon que la fiche client puisse être créée aussi complètement que possible.
Ci-après vous trouvez un exemple comment les données clients peuvent être présentées:
Quel champ utiliser pour identifier le client; numero de client ou pseudonyme?
Si les numéros de client dans le programme externe correspondent aux numéros de client dans Venice, vous pouvez utiliser le numero de client. Souvent, cela n’est pas possible, p.ex. parce que des fiches clients sont également créées dans Venice sans qu’elles existent dans le programme de facturation. Dans ce cas, nous proposons de travailler sur base du pseudonyme.
Venice tente d’accorder la référence unique dans le fichier de texte avec le champ pseudonyme. Si aucun accord ne peut être trouvé, Venice va automatiquement créer une nouvelle fiche (à condition que le nom du client soit également présenté dans le fichier de texte) et en même temps la référence unique sera notée dans le champ pseudonyme.
Au moment où vous commencez à travailler avec le lien d’importation, il est important que vous n’oubliiez pas de noter le numero de client du logiciel externe dans le champ pseudonyme des fiches déjà existantes dans Venice. Ainsi vous évitez que des fiches doubles sont créées. L’idéal est qu’à partir de ce moment, vous créez ou modifiez les fiches clients uniquement dans le logiciel de facturation.
En-tête de la facture
Le bloc suivant est celui qui contient les données de l’en-tête de la facture. Ce bloc contient entre autres:
- type de document (facture ou note de crédit)
- date du document
- date d’enregistrement
- date d’échéance
- code devise
- cours
- code journal de vente
- montant total
- montant de la base de TVA 0%
- montant de la base de TVA 6%
- montant de la base de TVA …
- montant de la tva due
- montant de la tva déductible (pour les notes de crédit)
Si certaines données ne sont pas offertes dans le fichier de texte, Venice va tenter de les déterminer automatiquement (p.ex. si la date d’échéance n’est pas mentionnée dans le fichier de texte, Venice va essayer de calculer la date ‘échéance sur base de la date du document et du terme de paiement mentionné dans la fiche client).
Quant aux bases de perception, toutes les bases qui pourraient être utilisées, doivent être mentionnées et doivent toujours apparaître dans le même ordre. Donc p.ex. après le montant total de la facture, vous prévoyez toujours une zone pour la base de perception 0%. Si pour une facture particulière la base de perception 0% n’est pas utilisée, vous mettez 0 dans la zone ou vous la laissez en blanc.
En ce qui concerne le type de document. Une facture est identifiée par un 0, une note de crédit par 1. Mais vous pouvez également utiliser d’autres codes (p.ex. F et N). A l’aide du fichier descriptif, vous pouvez ensuite « traduire » ces valeurs.
Les lignes de contrepartie
Après l’enregistrement de l’en-tête de la facture, les lignes de contrepartie doivent être importées (les comptes de produit).
Il peut y avoir plusieurs lignes de contrepartie. Par ligne de contrepartie, vous devez au minimum mentionner les champs suivants:
- numéro de compte
- montant
- éventuellement une remarque
Etant donné qu’il peut y avoir plusieurs lignes de contrepartie, il est nécessaire de signaler à Venice combien de lignes de détail doivent être importées. Cela peut être fait de 2 manières:
- dans ce bloc, vous mentionnez dans un champ séparé le nombre de lignes de détail (p.ex. 4)
- ou bien vous ajoutez après les lignes de détail une ligne supplémentaire avec une indication que la fin de lignes de détal a été atteinte. (p.ex. le mot END)
Répartition analytique
Si l’option Analytique est activée dans le dossier, vous pouvez également importer les répartitions analytiques. Les données analytiques sont importées par ligne de contrepartie, donc après chaque ligne de détail, vous pouvez avoir un bloc avec les données analytiques.
Il peut y avoir un nombre de lignes de répartition analytique variable et cela pour au maximum 2 dimensions (centres et produits). Vous devez donc expliquer à Venice combien de lignes de répartition vont suivre.
Vous disposez des mêmes possibilités que celles mentionnées ci-dessus.
Les champs qui doivent absolumment être mentionnés sont:
- compte analytique
- montant ou pourcentage
Dans l’exemple qui suit, vous voyez deux lignes de contrepartie (compte 700 et 701) qui à leur tour sont réparties analytiquement (uniquement selon centre analytique). Le mot ENDACN permet d’indiquer la fin des lignes de répartition analytique.
700 ; 2500,00;Assurance contre l'incendie N° de police WN0036241.647ASSEMBLY ; 60OFFICE ; 20 STORAGE ; 20 ENDACN 701 ; 1300,00;Assurance contre les accidents N° de police WN0036241.409 ASSEMBLY ; 50 OFFICE ; 10 STORAGE ; 25 PARKING ; 15 ENDACN END
Tuyaux
- Utilisez toujours les codes ISO internationaux (p.ex. codes de pays, codes devises).
- Pas tous les champs qui sont mentionnés dans l’article sont nécessaires pour faire réussir l’importation. Pour avoir une liste des champs obligatoires, vous pouvez consulter la page d’aide sur l’importation via Importer, Ventes (Importation technique).
Aperçu des champs à importer de préférence
Clients
Identification unique du client (peut être importée dans Venice soit comme numéro de client soit comme pseudonyme)Nom commercialLangue (Fra=français,Nld=néerlandais, Eng= anglais, Deu=allemand) Forme juridique Contact Adresse e-mail Rue et numéro Commune Code postal Code pays (ISO) Nom de pays Numéro de téléphone (format libre) Numéro d'entreprise Assujetti (1=oui, 0 = Non)
En-tête
Type de document (0 = facture, 1 = note de crédit) Date du document (notation : dd/mm/yyyy) Date du d'enregistrement (notation : dd/mm/yyyy) Date d'échéance (notation : dd/mm/yyyy) Remarque Code devise Marge (1= Oui, 0 = Non, uniquement applicable si le système de la TVA sur la marge réalisée est activé dans le dossier) Cours (0 si la devise du document = la devise du dossier) Code du journal de venteNuméro du document (optionnel, si le numéro n'est pas mentionné, Venice va accorder automatiquement un numéro) Montant total en devise du document Valeur d'acquisition (uniquement applicable si le système de la TVA sur la marge réalisée est activé dans le dossier) Montant base de perception 0% Montant base de perception 6% Montant base de perception 12% Montant base de perception 21% Montant base de perception Cocontractant Montant base de perception Marchandises IC Montant base de perception IC Montage/Distance Montant base de perception Services IC Montant base de perception Exportation et assimilés Montant base de perception TVA étrangère Montant base de perception Réduction financière (escompte) Montant TVA due Montant TVA déductible
Lignes de contrepartie
- Soit vous mentionnez le nombre de lignes de contrepartie qui vont suivre, soit vous prévoyez un indicateur de fin des lignes de détail, p.ex. FINDETAILS.
- Ne mentionnez pas les écritures sur les comptes clients/tva
Compte de contrepartie Montant Remarque ligne de détail
Analytique
- On peut avoir 2 dimensions (centre et/ou produit)
- Soit vous mentionnez d’avance le nombre de lignes de répartition analytique qui vont suivre, soit vous prévoyez un indicateur de fin des lignes de répartition analytique (par dimension) (p.ex. ENDACN).
Code compte analytique Montant ou pourcentage