Vanaf versie 7.64_ werd de verwerking van niet-aftrekbare BTW in de aankoopdocumenten van de boekhouding gewijzigd. Terwijl het percentage ‘niet-aftrekbare BTW’ vóór versie 7.64_ steeds gekoppeld was aan de leveranciersfiche, wordt vanaf versie 7.64_ dit percentage gekoppeld aan de leveranciersfiche uitsluitend nog gebruikt wanneer er in de leveranciersfiche geen boekingsvoorstel is opgegeven. Als er wél een boekingsvoorstel is, dan wordt het percentage niet-aftrekbare BTW uit het boekingsvoorstel gebruikt.
Deze nieuwe werkwijze is ontwikkeld om efficiënter te werken met niet-aftrekbare BTW en om de tegenboekingen (niet-aftrekbare BTW en kosten) automatisch te laten gebeuren. Wanneer voor een bepaalde kost (bv. autokosten) een gedeelte niet-aftrekbaar is, dan is dat eigenlijk niet gekoppeld aan één bepaalde leverancier, maar is dat van toepassing op alle leveranciers die met deze kost te maken hebben. Daarom is het logischer en efficiënter om dat percentage éénmalig op te geven in het boekingsvoorstel, en dit boekingsvoorstel te koppelen aan de betrokken leveranciersfiches.
1. Versies vóór 7.72_
a. Aan de leveranciersfiche is geen boekingsvoorstel gekoppeld:
Indien er aan de leveranciersfiche geen boekingsvoorstel is gekoppeld (tab ‘Boeken’, veld ‘Voorstel factuur’ in de leveranciersfiche), dan wordt het percentage ‘Niet-aftrekbare BTW’ gekoppeld aan de leveranciersfiche gehanteerd.
Dit percentage is weliswaar niet zichtbaar in de leveranciersfiche zelf, maar kan via Weergave – Kolommen beheren wel zichtbaar worden gemaakt in het werkblad ‘Leveranciers’. Het gaat om het veld ‘Leverancier.Niet-aftrekb. BTW%’. Via Bewerken – Wijzigbaar (Ctrl+W) kan u vanuit het werkblad ‘Leveranciers’ de waarde van dit veld invullen/wijzigen.
Wanneer u dan bv. voor de betreffende leverancier Vandoorne een aankoopfactuur boekt van 1.210€ incl. BTW, dan zal Venice automatisch slechts 50% van de BTW (zijnde 105€) boeken als aftrekbaar. De niet-aftrekbare BTW wordt samen met de maatstaf op de kostenrekening geboekt.
b. Aan de leveranciersfiche is wel een boekingsvoorstel gekoppeld:
Indien er aan de leveranciersfiche wel een boekingsvoorstel is gekoppeld (tab ‘Boeken’, veld ‘Voorstel factuur’ in de leveranciersfiche), dan wordt het percentage ‘Niet-aftrekbare BTW’ gekoppeld aan dit boekingsvoorstel gehanteerd.
Via Boekhouding – Voorstel, Ctrl+N maken we bv een nieuw boekingsvoorstel aan met code ‘Brandstof’.
In de tegenboekingslijnen van dit boekingsvoorstel vullen we als kostenrekeningen 61060 (brandstof personenwagens) en 61061 (brandstof bedrijfswagens) in. De BTW op brandstof personenwagens is slechts voor de helft aftrekbaar, de BTW op brandstof bedrijfswagens is voor 100% aftrekbaar.
We kunnen in de fiche van een boekingsvoorstel 2 verdelingen opgeven, bv. PW (personenwagens) en BW (bedrijfswagens). Per verdeling kan u dan het percentage niet-aftrekbare BTW opgeven:
U koppelt vervolgens het boekingsvoorstel met code ‘Brandstof’ aan leverancier ‘Vandoorne’.
Stel dat u een factuur ontvangt van leverancier Vandoorne voor een totaal bedrag van 1.210€ incl.BTW.
Het bedrag exclusief BTW bedraagt dus 1.000€, waarvan 300€ bestaat uit brandstof personenwagens, en 700€ uit brandstof bedrijfswagens. Het bedrag aan niet-aftrekbare BTW bedraagt dus 31,5€ (zijnde 50% van de BTW op brandstof personenwagens, dus 300€ * 0,21 * 0,5 = 31,5€.
Bij het boeken van de aankoopfactuur vult u het totaal bedrag inclusief BTW in bij ‘Totaal’, u roept de detailopgave van de maatstaf op, en vult de juiste bedragen in bij verdeling 1 en 2, en Venice zal automatisch het bedrag aan niet-aftrekbare BTW en aftrekbare BTW berekenen:
U kan eventueel in het boekingsvoorstel zelf reeds een aparte rekening invullen waarop de niet-aftrekbare BTW moet worden geboekt (indien u niet wenst dat de niet-aftrekbare BTW mee op de kostenrekening wordt geboekt).
Deze rekening moet als type ‘Niet-aftrekbare BTW’ hebben.
De boeking van het aankoopdocument gebeurt dan als volgt:
2. Versies vanaf 7.72_
Tijdens het bijwerken naar versie 7.72_ wordt er op een automatische manier voor gezorgd dat u het nieuwe systeem voor niet-aftrekbare BTW met een minimum aan ‘manuele’ interventie in gebruik kan nemen.
Dit gebeurt door alle leverancierfiches te overlopen en voor diegene waar een percentage niet-aftrekbare BTW is ingevuld, wordt indien nodig een passend boekingsvoorstel aangemaakt.
De boekingsvoorstellen die op deze manier tot stand komen, krijgen een herkenbare code van de vorm ‘CL’.
Als u dat wenst, kunt u na het bijwerken deze boekingsvoorstellen controleren en ze eventueel een andere, voor u herkenbare, naam geven. U doet dat door het betrokken boekingsvoorstel te dupliceren en in te schrijven met de nieuwe naam.
Vergeet daarna niet om de leveranciersfiches die gebruik maken van het oude boekingsvoorstel aan te passen!