Vanaf 01/01/21 maakt het Verenigd koninkrijk geen deel meer uit van de Europese Unie. Dat heeft uiteraard een invloed op uw boekhouding. In dit artikel sommen we op wat de wijzigingen zijn en hoe u ermee kan omgaan in Venice.
1.U drijft handel met klanten uit het Verenigd koninkrijk, maar niet met Noord-Ierse klanten. U heeft geen Intrastat verplichtingen.
In dit geval kan u blijven werken met versie 11.70 of 11.80 van Venice. Vanaf 01/01/21 worden handelingen met Britse klanten (Noord-Ierland behandelen we verder) niet meer als IC-verrichtingen beschouwd maar als uitvoer. De handelingen worden dus voortaan opgenomen in vak 47 en niet meer in 48 en 46. Ook aan aankoopzijde worden de verrichtingen niet langer in vakken 86 en 88 opgenomen, maar worden als invoer beschouwd.
De maatstaf van alle klanten met een GB-ondernemingsnummer dient aangepast te worden naar Uitvoer en andere. Indien u met Venice facturatie werkt, dan dient u het btw-stelsel op ‘Buiten de Europese unie‘ te zetten.
U kan dit als volgt:
- Start Klanten op
- Zet het werkblad in volgorde van Ondernemingsnummer
- Beperk van ondernemingsnummer GB tot ondernemingsnummer GB
- U behoudt nu enkel de klanten met een Brits ondernemingsnummer
- Via Bewerken – Kolommen beheren zet u volgende kolommen in het werkblad: Klant: Btw stelsel, Klant:btw stelsel omschr, Klant:Maatstaf, Klant Maatstaf omschijving.
- Druk Ctrl+W om het werkblad Wijzigbaar te zetten
- Ga in de kolom Klant:Btw-stelsel staan op de eerste lijn
- Druk Ctrl+H
- Vervang 4 door 6 en druk op de knop Allemaal
- Ga nu in de kolom Klant: Maatstaf staan en druk opnieuw Ctrl+H
- Vervang 7 door 9 en druk Allemaal (IC Goederen wordt Uitvoer)
- Vervang 10 door 9 en druk Allemaal (IC Diensten wordt UItvoer)
- Druk Ctrl+W om de wijzigingen op te slaan.
- U bent nu klaar om in 2021 te boeken op Britse klanten.
Voor de leveranciers doet u een gelijkaardige aanpassing:
- Btw-stelsel : 4 wordt 6
- Maatstaf : 3 (iC goederen) en 7 (IC diensten) moeten vervangen worden door 6 (Invoer en andere)
2. U heeft Intrastatverplichtingen.
In dat geval zal u de update naar vesie 11.81 moeten invoerenen dit in het kader van Intrastat. Indien u als land van oorsprong Verenigd koninkrijk wil opgeven, dan moet u vanaf 01/01/21 niet langer GB maar wel XU vermelden. Voor Noord-Ierland dient u XI te vermelden.
Deze waarden zullen enkel aanvaard worden in versie 11.81.
In de artikelfiches kan u overal waar nu code GB als land van oorsprong wordt vermeld, dit wijzigen naar XU (VK) of XI (Noord-Ierland)
3. U drijft handel met Noord-Ierse klanten.
In dat geval is de wijziging iets anders. De uitvoer of invoer van goederen naar of van Noord-Ierland wordt nog steeds aanvaard als een Ic handeling. De verkoop of aankoop van diensten echter wordt beschouwd als Uitvoer/invoer.
Tevens is het ook zo dat de Noord-Ierse klanten vanaf 01/01/21 een nieuw ondernemingsnummer krijgen dat begint met landcode XI.
U maakt dus best een nieuwe klantenfiche aan voor de Noord-Ierse klanten. U kan dus een nieuwe fiche maken met een nieuw klantennummer en daar het nieuwe ondernemingsnummer vermelden of u kan een subfiche maken voor de huidige fiche, maar bij de tab Gebruik mag u dan niet vergeten te noteren dat het een btw-adres is.
Voordeel van deze methode is dat de verrichtingen dan op hetzelfde grootboeknummer worden geboekt (boekingen op klant 100/0 en 100/1 zullen allebei op 40000000100 worden geboekt). Maar als u bijvoorbeeld importeert of via de SDK werkt zal u rekening moeten houden met het subnummer en uw routine aanpassen zodat er rekening gehouden wordt met subnummers. Indien u aangepaste lay-outs gebruikt, zal u ook er op moeten toezien dat u het btw-adres afdrukt. Tevens zal u er steeds moeten op toezien dat u niet meer op de basisfiche (met het GB-ondernemingsnummer boekt)
Indien u een nieuwe klantenfiche heeft gemaakt, dan zullen de boekingen vanaf het nieuwe boekjaar op een andere rekening staan. U boekt dan best de openstaande boekingen op de ‘oude’ klantenfiche af via diverse en boekt ze tegen op de nieuwe klant. Daarna kan u de oude klantenfiche buiten gebruik zetten.
Indien het om een klant gaat waar u steeds diensten aan levert dan zet u het btw-stelsel op ‘Buiten de Europese unie’ en de maatstaf op ‘UItvoer’. Indien u enkel goederen levert, dan moet u het btw-stelsel en de maatstaf niet aanpassen.
Indien u dus een Noord-Ierse klant heeft waaraan u zowel goederen als diensten levert, dan kan u de meest voorkomende situatie als standaard nemen. Op het ogenblik van boeken, kan u dan het juiste btw-stelsel of maatstaf kiezen.
Indien u in Venice facturatie zowel goederen als diensten dient te facturen, dan zal u 2 afzonderlijke facturen dienen op te stellen, een met btw-stelsel ‘Europese Unie’ en één met btw-stelsel ‘Buiten de Europese Unie’.
4. Wat met openstaande offertes, bestelbonnen en leveringsbonnen
Alle documenten die nog kunnen omgezet worden naar facturen in 2020, factureert u best nog in 2020. Dan kan u ze immers factureren met hetzelfde klantennummer, ondernemingsnummer of btw-stelsel.
Documenten die niet kunnen gefactureerd worden, sluit u best af en u maakt in 2021 een nieuw document voor het openstaande gedeelte. vb. een bestelbon voor een Britse klant uit 2020 met BTW-stelsel ‘Europese unie’ kan in 2021 niet meer overgenomen worden op een levering met BTW-stelsel Uitvoer.