In Venice 13.51 zal het mogelijk zijn om Peppol-facturen te versturen/ontvangen . Om facturen te versturen en/of te ontvangen via het Peppol-netwerk moet je op een of andere manier toegang hebben tot dit netwerk. Je kunt het vergelijken met het systeem van brievenbussen van De Post. Als je brieven wil versturen, dan kun je deze posten in gelijk welke brievenbus van De Post. En als je brieven wil ontvangen, dan moet je een adres hebben.
Voor Peppol is het net hetzelfde. Je kunt één of meer toegangspunten (Access Points) gebruiken om facturen te zenden, maar om facturen te ontvangen moet je geregistreerd zijn op één adres. Een toegangspunt wordt beheerd door een Peppol-provider.
In Venice maken we uiteindelijk gebruik van een toegangspunt van de provider TradeInterop. Voor dat toegangspunt heeft Exact een eigen service voorzien. Venice gebruikt dus deze Exact-service.
Het is in ieders belang dat een toegangspunt op een veilige manier gebruikt wordt. Daarom is er een beveiliging ingebouwd op 2 niveaus. Enerzijds is er een technische beveiliging met tweestapsverificatie en anderzijds is er ook een controle van de onderneming die je wil registreren op het Peppol-netwerk.
Om deze beveiliging mogelijk te maken zal je je smartphone nodig hebben en moet je 2 applicaties installeren, nl. Itsme en een authenticator (Google Authenticator, Microsoft Authenticator of Apple Authenticator).
De ondersteuning van Peppol in Venice is optioneel. Dat betekent dat het geen deel uitmaakt van de standaard facturatie of standaard boekhouding.
Je hebt namelijk een of twee extra opties nodig. Deze opties zijn op zich gratis, maar je betaalt wel een abonnement volgens het aantal documenten. Meer info over de prijzen vind je in volgend artikel.
Voor het versturen van facturen via Peppol, heb je de optie ‘eDocumenten’ nodig. Voor het ontvangen van facturen via Peppol, moet de optie ‘eAankopen’ aanwezig zijn.
- activeren van de nodige opties
Eerst en vooral zal u indien u Peppol-facturen wenst te versturen en te ontvangen de opties eDocumenten en eAankopen dienen te activeren.
2.Als tweede stap zal u de Peppol-onboarding moeten doorlopen.
De onboarding bestaat uit 3 stappen. Deze worden uitgelegd in volgend artikel.
Eens de onboarding succesvol werd doorlopen, kan u van start gaan in Venice.
3. Invloed op de klantenfiches
a. in de fiche van één willekeurige klant kan u de exportconfiguratie op Peppol 3 zetten.
In de Peppol 3-configuratie dient u volgende zaken op te geven:
- Welk bankrekeningnummer uit de Firmagegevens dient er in het xml-bestand opgenomen te worden?
- Welke lay-out wenst u te gebruiken om een voorstelling van uw factuur in de xml op te nemen?
- In welk pad wenst u een kopie van de verzonden facturen op te nemen?
Deze configuratie za toegepast worden voor alle klanten waarvoor u de Exportwijze op Peppol3 heeft ingesteld.
b. In elke klantenfiche dient u een Peppol-id in te vullen.
Wanneer u een nieuwe klant aanmaakt zal, wanneer u het ondernemingsnummer invult en bevestigt ( vb. door op tab te drukken), een peppol-id worden opgehaald en ingevuld.
Indien u al een tijdje met Venice werkt, dan kan u ervoor zorgen dat bij alle reeds bestaande Belgische klanten (lees klanten met een Belgisch ondernemingsnummer) een Peppol-id wordt opgehaald en ingevuld in één doorgang.
Dit doet u door de module Klanten op te starten en te kiezen voor Extra – Gegevens – Instellen exportwijze.
Daar vinkt u de parameter Klanten met BE-ondernemingsnummer overzetten naar Peppol.
4. Facturen versturen
Wanneer u nieuwe facturen aanmaakt dan worden deze als Te exporteren aangeduid.
Indien u in het werkblad Facturen de volgorde Te exporteren kiest, dan krijgt u een overzicht van alle nog te versturen facturen.
Om de facturen te exporteren, selecteert u het tabblad Extra en vervolgens Documenten – Exporteren. In het vooruitgangscherm krijgt u een overzicht van de geëxporteerde facturen.
De betrokken facturen worden nu verstuurd via de Exact gateway naar het Peppol-platform. Tevens wordt er een kopie bewaard in de map die je opgegeven hebt in de Exportconfiguratie in de klantenfiche.
5. Facturen ontvangen.
Indien u ook het ontvangen van Peppol-faturen heeft geactiveerd (u heeft de optie EAankopen geactiveerd en heeft ook Ontvangen van facturen geactiveerd in de onboarding), dan krijgt u in module Aanvaarden elektronische documenten een extra functie.
Bij de aanmaak van een nieuw werkbestand, kan u de vlag Documenten ophalen van het Peppol-AP aanvinken.
Wanneer je u op Aanmaken klikt, dan worden de Peppol-facturen opgehaald en in uw werkbestand opgenomen.
Vervolgens kan u de aankopen één voor één overlopen en goedkeuren voor de boekhouding of de facturatie(indien u over de optie Aankoopbeheer beschikt).
Tenslotte start u Aankopen op en kiest u Documenten – Elektronische documenten om de aanvaarde documenten om te zetten in een aankoopdocument.
