Indien u als boekhouder beschikt over de optie Fiduciair, dan kan u de gegevens van uw klant raadplegen en aanpassen.
Door gebruik te maken van de functionaliteit Verzonden en Teruggestuurd, kan u als boekhouder het dossier van uw klanten consulteren, maar ook bewerken. Intussen kan de klant in dit dossier niet boeken, maar wel consulteren en afdrukken.
Hoe gaan u en uw klant hiervoor te werk?
Het zippen en verzenden van een dossier door de klant
- Selecteer het dossier dat u wenst te verzenden.
- In het hoofdmenu selecteert u tab Beheer, groep Dossier, Onderhoud, en vinkt u Verzonden aan. U krijgt dan volgende melding:
U kan meteen een zip bestand aanmaken, en dit ofwel bewaren op uw schijf (om het later te bezorgen aan uw boekhouder), ofwel direct laten emailen aan uw boekhouder, door respectievelijk Bewaren in pad of E-mailen naar te selecteren.
Ook het pictogram verandert als een dossier verzonden is. U kan nu enkel nog consulteren en afdrukken in dit dossier.
Het unzippen van het dossier en het kopiëren naar het juiste pad op de pc van de boekhouder.
- Selecteer de dossierkast waarin u het dossier wil plaatsen, en kies daarna tab Beheer, groep Dossier – Onderhoud – Veiligheidskopie terugzetten. Zoek het zip-bestand op dat u van uw klant ontving en klik in het dialoogvenster op de knop Open.
Het dossier wordt nu opgenomen in uw dossierkast. Voor het dossier zal u onderstaand pictogram zien staan. Deze pictogram betekent dat het dossier een extern dossier is (van de klant): 
Indien u beschikt over de optie Fiduciair, dan kan u nu het dossier van uw klanten openen en bewerken.
Terugsturen van het dossier van de boekhouder naar de klant.
- Kies tab Beheer, groep Dossier, Onderhoud – Teruggestuurd in het hoofdmenu van Venice. U krijgt volgende melding:
U kan meteen een zip-bestand aanmaken, en dit ofwel bewaren op uw schijf (om het later te bezorgen aan uw klant), ofwel direct laten emailen aan uw klant, door respectievelijk Bewaren in pad of E-mailen naar te selecteren.
Voor het dossier zal onderstaand pictogram verschijnen. Dit pictogram betekent dat het extern dossier bij de boekhouder enkel nog zal kunnen geconsulteerd worden.
Ontvangen van het aangepaste dossier door de klant
- Selecteer de dossierkast waarin u het dossier wil plaatsen, en kies daarna tab Beheer, groep Dossier – Onderhoud – Veiligheidskopie terugzetten. Zoek het zip-bestand op dat u van uw klant ontving en klik in het dialoogvenster op de knop Open.
Bij het terugzetten krijgt u een melding dat er reeds een map met dezelfde naam bestaat.
Kies Ja om verder te gaan met het terugzetten van de veiligheidskopie.