U start met Venice (Boekhouding, Facturatie, Contactenbeheer) of Venice Facturatie lite edition. In een andere applicatie beschikt u al over een bestand met klant-, leveranciers- en/of artikelgegevens. In plaats van al deze gegevens opnieuw in te voeren in Venice, wenst u de gegevens automatisch over te zetten.
Enerzijds kan u de gegevens in Venice binnenhalen via de optie Importeren. Laat u in dit geval begeleiden door uw Venice-verdeler. U zal de gegevens immers moeten aanbieden in een tekstbestand, en vervolgens door middel van een beschrijvend bestand omzetten naar Venice.
Anderzijds kan u de gegevens in Venice eenvoudig verwerken via “plakken en kopiëren”. We beschrijven u hier hoe u te werk kan gaan, aan de hand van een voorbeeld gebaseerd op het klantenbestand.
- Zorg ervoor, dat u het klantenbestand uit de bron-applicatie kan openen / lezen in een applicatie die OLE2 (Object Linking and Embedding, Drag & drop, Slepen en neerzetten) ondersteunt. Dat kan bijvoorbeeld via MS-Excel of MS-Access.
- Bekijk grondig of het klantenbestand een “uniforme” structuur bevat, en of alle gegevens die zich hierin bevinden actueel en accuraat zijn.
In ons voorbeeld bestaat onze Excel-file van klantengegevens uit 7 kolommen, nl. Firmanaam, Straat, Postcode, Gemeente, BTW-nummer, Telefoon en Telefax. Het bestand bevat ook enkel Belgische klanten.
Open in Venice het werkblad waar de gegevens moeten in terecht komen. In ons voorbeeld is dit het werkblad Klanten.
Klik in tabblad Bewerken, groep kolommen op Beheren, en zorg ervoor dat de kolommen in het werkblad precies dezelfde zijn, en in precies dezelfde volgorde staan, als in het bestand in de andere applicatie.
- Zet via de sneltoets Ctrl-W het werkblad in wijzigmode, en positioneer u in de cel die meest links-onder staat.
- Ga terug naar de andere applicatie (MS-Excel in ons voorbeeld), en duid alle cellen van alle klanten aan.
- Druk nu op Ctrl+C (copy) of kies in het menu voor Kopiëren.
- Ga terug naar Venice en druk hier op Ctrl+V (plakken) of kies in het lint voor tabblad Bewerken, Plakken.
- Alle gegevens worden automatisch ingevuld in nieuwe klantenfiches.
- Zet via de sneltoets Ctrl-W de wijzigbaar-modus opnieuw af.
Via dezelfde werkmethode kan u ook de leveranciers, artikels, … overnemen.
U dient er enkel aandacht aan te besteden, dat bij het overnemen alle gegevens worden geverifieerd op hun correctheid, alsof u veld per veld manueel zou intikken. Als u bv. klantennummers mee kopieert, checkt Venice op dubbele klantennummers. Als u b.v. BTW-nummers mee kopieert, controleert Venice of elk BTW-nummer wel degelijk een correct BTW-nummer is. Als u een firmanaam versleept, die veel te lang is voor het veld waarvoor hij bestemd is, zal Venice hierop blokkeren. Enzovoort …
Werden niet alle fiches overgenomen, controleer dan op welk record Venice is “blijven steken”. Dit is het record waar u ergens een foutje moet vinden. Als u deze fiche even manueel probeert in te tikken, zal u meteen ondervinden waar de fout zich juist bevindt. Het is dus best mogelijk, dat u de file waarvan u vertrekt eerst grondig moet inspecteren en bijsturen, vooraleer u alle gegevens vlot en correct kan overnemen !
Het aantal karakters dat toegelaten is in een bepaald veld, kan u nalezen in Venice. Ga naar tabblad Beheer, groep Dossier, ODBC, en klik op de knop Veldinformatie.
Daar vindt u, per tabel, de gewenste informatie.