Venice Boekhouding laat u toe om rappels af te drukken voor uw openstaande facturen. Er zijn een aantal factoren die een invloed hebben op het afdrukken van rappels. Deze factoren zetten we even op een rijtje.
Het instellen van de vervaldagperiodes
In het hoofdmenu van Venice selecteert u tabblad Basisgegevens, groep Algemeen, Instellingen – Parameters.
In de boomstructuur van de parameters gaat u naar de parameters van de Boekhouding. Daar kiest u Basisoptie – Parameters.
Selecteer het tabblad Andere. Hier kunt u de periodes voor het vervaldagboek voor aankopen of verkopen instellen. Elke waarde is relatief t.o.v. 0, en bijgevolg steeds groter dan de voorgaande. Standaard staan de vervaldagperiodes ingesteld op ‘0 – 30 – 60 – 90’ dagen.
Dit betekent dus dat er om de 30 dagen (indien er geen rekening gehouden wordt met de andere parameters van het derde puntje uit dit artikel) een nieuwe rappel zal gegenereerd worden voor een onbetaalde factuur. Een factuur die minder dan 30 dagen vervallen is, zal aanleiding geven tot een rappel van eerste graad, een factuur die minder dan 60 dagen vervallen is , zal een rappel van tweede graad genereren, enzovoort.
Het verschil tussen deze graden is de gradatie van tekst, dit kan b.v. een strengere vraag naar een betaling zijn. De evolutie van het beleefd vragen naar het met aandrang vragen is een evolutie van graad 1 naar 4.
Voor de afdruk van rappels wordt gebruik gemaakt van de vervaldagen voor de verkopen.
De klantenfiches
In elke klantenfiche kan u onder het tabblad Document aangeven of de klant al dan niet rappels mag ontvangen. Er worden enkel rappels gegenereerd voor klanten waarvoor het veld Rappels versturen aangevinkt is in de klantenfiche.
Instellingen van de parameters van de rappels
In het hoofdmenu van Venice selecteert u tab Rapporten boekhouding, groep Documenten, Rappels. Selecteer het tabblad Parameters.
In het vak Algemeen ziet u de volgende parameters :
- Herhalen vanaf graad.
U stelt hier in tot en met welke graad er een afzonderlijke formulering moet worden gebruikt. Voor klanten die een rappel van een hogere graad moeten krijgen, wordt een rappel van deze graad herhaald. De waarde moet ten minste gelijk zijn aan 1 en kan maximaal 4 zijn. Standaard staat de parameter op ‘4’ ingesteld. Dit betekent dus dat de klanten 4 verschillende rappels kunnen ontvangen (graad 1, 2, 3 en 4). Indien de factuur daarna nog steeds niet betaald werd (na het ontvangen van een rappel van graad 4), dan wordt de rappel van graad 4 herhaald.
- Marge voor rappels.
Dit is het minimum aantal dagen dat de betreffende vervaldagperiode moet verlopen zijn vooraleer een rappel afgedrukt wordt. Hiermee kunt u voorkomen dat er ten onrechte rappels verstuurd worden omdat betalingen die op de laatste dag van de vervaldagperiode uitgevoerd werden, nog niet in uw boekhouding verwerkt werden.
Een concreet voorbeeld : Veronderstel dat u de standaardwaarden van de vervaldagen hebt aanvaard, en u hebt de standaarwaarde van deze parameter (standaard ‘0’) aanvaard. In dat geval wordt er een rappel van eerste graad gegenereerd vanaf de vervaldatum van de factuur. Indien u echter in het veld ‘Marge voor rappels’ b.v. ‘3’ invult, dan zal er pas een rappel van eerste graad gegenereerd worden 3 dagen na de vervaldatum van de factuur. Rappels van hogere graden worden dan gegenereerd vanaf 33, 63 of 93 dagen.
- Periode tussen rappels.
Dit is de minimale periode (in dagen uitgedrukt) die moet gerespecteerd worden voor afdrukken van opeenvolgende rappels. Door deze parameter in te vullen voorkomt u dat een klant kort na elkaar 2 rappels krijgt voor hetzelfde document. Deze parameter geldt echter niet bij de herhaling van een laatste rappel.
Een concreet voorbeeld : Een factuur heeft als vervaldag 30/06. U hebt op 29/06 voor de laatste maal uw rappels afgedrukt. Op 28/07 drukt u uw rappels opnieuw af. Daar de factuur minder dan 30 dagen is vervallen, wordt er een rappel van 1ste graad gegenereerd voor deze factuur. U sluit de rappels af. Op 03/08 drukt u opnieuw rappels af. Nu wordt er opnieuw een rappel (ditmaal van tweede graad) gegenereerd voor deze factuur, de factuur is immers al meer dan 30 dagen vervallen. Uw klant zou dus op 6 dagen tijd 2 rappels toegestuurd krijgen. Indien u bij de parameter ‘periode tussen rappels’ b.v. ‘10’ hebt ingegeven, dan zal er op 03/08 geen rappel worden afgedrukt. De periode die verstreken is sinds de vorige rappel (namelijk 6 dagen) is immers kleiner dan de waarde die u vermeldde in deze parameter. Pas vanaf 08/08 zal er een rappel van tweede graad kunnen gegenereerd worden voor deze factuur.
- Herhalingsperiode.
Hier stelt u het minimum aantal dagen in, dat tussen 2 herhalingen van rappels van de laatste graad moet liggen. De standaard waarde staat op 30 dagen.
Een concreet voorbeeld : Een factuur vervalt op 30/06. Op 02/11 hebt u een rappel van de 4de graad afgedrukt voor deze factuur. Wanneer u op 02/12 opnieuw uw rappels afdrukt en deze factuur is nog steeds openstaand, dan zal opnieuw de rappel van graad 4 afgedrukt worden. Er zijn immers 30 dagen verlopen sinds de vorige rappel van 4de graad.
In het vak Kosten kan u opgeven welk percentage van het openstaand bedrag als rappelkost moet aangerekend worden. Daarnaast geeft u ook een minimum en maximum bedrag op waartussen de rappelkost in ieder geval moet gelegen zijn.
In het vak Raadsman kan u opgeven of u al dan niet een raadsman wenst in te schakelen, vanaf welke graad u een raadsman wenst in te schakelen en hoeveel de verwijlintresten bedragen. Als u ervoor kiest om een raadsman in te schakelen, dan worden de openstaande documenten automatisch uit het normale rappel-circuit genomen. De gegevens van uw klant worden doorgespeeld naar uw raadsman, die dan de nodige juridische stappen ondernemen. Voor alle documenten die naar de raadsman doorgestuurd worden, veranderd de status rappel in de verkoopfiche van Nihil naar bij raadsman. U kunt de status van het verkoopdocument steeds terug op Nihil zetten zodat het document terug in het normale rappel-circuit komt.
U kunt de gegevens doorgeven in de vorm van een lijst aan de hand waarvan uw raadsman dan zelf de nodige documenten opstelt. Het is ook mogelijk om zelf per klant een brief op te stellen in naam van uw raadsman, die hij dan enkel hoeft te ondertekenen. Op de documenten die doorgegeven zijn aan uw raadsman, worden naast de rappelkosten ook verwijlinteresten berekend.
In het vak Andere kan u de naam van de verantwoordelijke opgeven. Dit is de naam van de persoon die verantwoordelijk is voor de rappels. Deze naam wordt onderaan de rappels afgedrukt. U bent niet verplicht om hier een naam op te geven.
Het afdrukken van de rappels
Nadat u gekozen hebt om uw rappels af te drukken krijgt u het volgende scherm te zien :
Hier kunt u de rappels die u niet wenst af te drukken uit de lijst filteren. Gele pictogrammen zijn gewone rappels, rode pictogrammen duiden aan dat het betreffende document naar de raadsman gestuurd werden.
Het afsluiten van de rappels
Na het afdrukken van uw rappels zal het programma vragen of u de rappels wenst af te sluiten.
Indien u positief antwoordt, dan worden de rappels afgesloten. Daarbij wordt een rappelgraad toegekend aan de facturen die op de rappel in kwestie stonden. Bij een volgende afdruk van rappels, wordt de nieuwe controledatum vergeleken met de vorige afsluitdatum van rappels en wordt er gecontroleerd of de facturen ondertussen in een nieuwe vervaldagperiode zijn gekomen. Indien dit zo is, dan wordt een rappel van een hogere graad gegenereerd.
Hebt u echter negatief geantwoord, dan denkt het programma dat u nog geen rappels hebt afgedrukt. In dit geval zal u de volgende maal rappels van dezelfde graad krijgen.
Het consulteren
In het tabblad Historiek van het dialoogvenster van de rappels kan u alle reeds verzonden rappels consulteren.
Gele pictogrammen zijn gewone rappels, rode pictogrammen duiden aan dat het betreffende document naar de raadsman gestuurd werden.
Wij hebben een klassikale thema opleiding die alle aspecten van het debiteurenbeheer uitlegt met concrete voorbeelden. Aan bod komen o.a. de rappelmodule, factoring, feedback van de klanten verwerken, actieve debiteurenopvolging. Via dit formulier kan u deze opleiding aanvragen.