Accountantskantoren stellen soms de vraag of het mogelijk is om met Venice ook forfaitaire boekhoudingen te voeren. Hoewel Venice niet is uitgerust met een specifieke module voor het beheer van forfaitaire berekeningsbladen, is het perfect mogelijk om de bedragen en aantallen in Venice te beheren, en deze vervolgens verder te verwerken in een externe software.
Eerst en vooral is het nodig, dat u het standaard stelsel met algemene rekeningen (grootboekrekeningen) ombuigt naar een stelsel corresponderend met het forfaitair berekeningsblad.
Schrap alle “standaard” kostenrekeningen, en vervang deze door een kostenrekening per aangiftevak over inkopen. Noteer in het alternatief nummer van de kostenrekening het vak van het berekeningsblad waarin u het saldo (bedrag) of hoeveelheid (b.v. gewicht of aantal stuks) wil opnemen.
Doe hetzelfde voor de opbrengstenrekeningen, en vervang deze door een opbrengstenrekening per aangiftevak over verkopen. Gebruik ook weer het alternatief rekeningnummer om het corresponderende vak van het berekeningsblad in op te geven.
Let er ook telkens op dat u het veld BTW-groep (dat zorgt voor de link met de BTW-aangifte) juist definieert.
Voor elk nieuw forfaitair dossier dat u creëert, kan u gewoonweg het bestaande stelsel uit dit dossier overnemen via de knop Extra.
Hieronder ziet u een voorbeeld van een aangepast rekeningenstelsel voor een berekeningsblad voor slagers.
Zorg er vervolgens voor, via tab Beheer, groep Dossier – Instellingen – Parameters – Boekhouding Basisoptie Parameters – Andere dat u per boekingslijnen naar hoeveelheden wordt gevraagd. Voor bepaalde aankopen zal u immers het juiste aantal kg of stuks moeten kunnen opgeven, en dit kan dan in het veld “hoeveelheid”.
U boekt nu op de gekende manier de aan- en verkoopdocumenten in Venice. Boek de aankopen op de juiste grootboekrekening (lees : vak van het forfaitair berekeningsblad), en noteer wanneer nodig ook de juiste hoeveelheden (stuks, kg, …) bij de boeking.
Wanneer u het forfaitair berekeningsblad moet opmaken, start u met de afdruk van de alternatieve balans via tab Rapporten boekhouding – groep Balansen – Alternatieve balans. Kies voor Afdruk naar tekstbestand.
Maak in een rekenblad, b.v. Excel, éénmaal het forfaitair berekeningsblad aan met alle juiste formules. Open het uit Venice geëxporteerde tekstbestand in een Excel-sheet, die u verplaatst naar de Excel-sheet met het forfaitair berekeningsblad. Via het VLOOKUP-commando kan u voor elke cel in het forfaitair berekeningsblad de corresponderende waarde opzoeken in de geïmporteerde Alternatieve balans, en gebeurt de berekening quasi volledig automatisch.
Telkens u een nieuwe alternatieve balans opent in deze Excel-sheet, is uw forfaitair berekeningsblad meteen up to date.
U zou de forfaitaire berekening natuurlijk ook via een externe software, die via ODBC de verrichtingenbestanden van Venice leest, kunnen opmaken.