Hoe kan men te werk gaan om bepaalde kosten te spreiden?
Stel dat u op 25/04 een verzekeringspremie betaalt voor de periode 01/05 t.e.m. 30/04 van het volgende jaar, dan mag u sowieso dit bedrag niet volledig in kosten opnemen in het boekjaar waarin men de factuur ontvangt.
U moet daarentegen de kost verdelen over 2 boekjaren a rato van de periode waarop de factuur slaat: 8/12 in het huidige boekjaar en 4/12 in het volgende boekjaar.Via enkele correcties op het einde van het boekjaar kan men de resterende kost toewijzen aan het volgende boekjaar.
Maar als de IFRS-regels van toepassing zijn en u per kwartaal of per maand resultaten publiceert, dan is het noodzakelijk om elke maand een stuk van deze kost op te nemen. Daarmee bekomt u ook een realistischer beeld. Als u nl. de premie volledig in kosten opneemt in april, dan lijkt het alsof u in deze maand een éénmalige kost hebt, terwijl in de andere maanden deze kost er niet is.
Het spreiden van dergelijke kosten (en opbrengsten) in de tijd noemen we afgrenzen.
Om een bepaalde kost of opbrengst te spreiden in de tijd boekt u deze op een afgrensrekening. Afgrensrekeningen zijn balansrekeningen die betrokken moeten worden bij het afgrenzen. Hiertoe vinkt u in de fiches van deze balansrekeningen (tab ‘Gebruik’) het veld ‘Afgrenzen’ aan.
In het standaard meegeleverde rekeningstelsel zijn er twee balansrekeningen voorzien waarvoor dit veld ‘Afgrenzen’ is aangevinkt, nl 4900 af te grenzen kosten (actief) en 4930 af te grenzen opbrengsten (passief).
Via de parameters van de verschillende boekingsmodules in Venice (Aankopen, Verkopen, Financieel en Divers) kan u aanduiden of u al dan niet het afgrenzen wenst te gebruiken binnen deze boekingsmodule.
Deze parameter ‘Afgrensgegevens opvragen in het detailwerkblad’ activeert 3 bijkomende kolommen in de detaillijnen, waarin u de gegevens kunt noteren die nodig zijn voor het afgrenzen, nl. afgrensbestemming, afgrensbegin en afgrenseinde.
Indien u dus in de parameters van de module ‘Aankopen’ heeft aangeduid dat u afgrenzen wenst te gebruiken, dan kan u bij het boeken van een kost die gespreid moet worden in de tijd (bv. verzekering) i.p.v. op de betreffende kostenrekening zelf boeken op een afgrensrekening.
In de kolom ‘Afgrensbestemming’ geeft u dan de eigenlijke kostenrekening (bv. 6105 – Verzekeringen) op. In ‘Afgrensbegin’ en ‘Afgrenseinde’ geeft u de periode (begin- en einddatum van de afgrenzing) op, bv. vanaf 01/05/09 t.e.m. 30/04/2010.
Op regelmatige tijdstippen (bv. telkens op het einde van de maand) kan u vanuit de module ‘Diverse’ (via ‘C-Logic – Afgrenzen’) de afgrensroutine opstarten. Deze overloopt de afgrensrekeningen en boekt een bedrag af van de afgrensrekening en boekt ze tegen op de afgrensbestemming.
