U hebt de mogelijkheid om tijdens het afdrukken van de klantenlisting de gegevens van een extern aangemaakte klantenlisting mee op te nemen.
Vormvoorwaarden
U zorgt daartoe in de eerste plaats dat de volgende ‘vorm’-voorwaarden voldaan zijn:
- De extern aangemaakte klantenlisting moet een geldig XML-bestand zijn, dat voldoet aan het meest recente Intervat-schema van de FOD.
- De bestandsnaam van de externe listing is van de vorm ‘EX_yyyy.xml’. Bv. voor kalenderjaar 2013 is dat dus ‘EX_2013.xml”.
- De externe listing moet bewaard worden in de map van het Venice-boekjaar waarvoor het van toepassing is. Bv. voor kalenderjaar 2013 moet het bestand zich bevinden in de map 2013 onder de dossiermap.
Inhoudelijke voorwaarden
Als voldaan is aan het bovenstaande voorwaarden, zal Venice proberen om de gegevens uit het bestand samen te voegen met de informatie uit Venice. Daarvoor stelt Venice de volgende eisen aan de inhoud van het bestand:
- Het bestand mag enkel geldige ondernemingsnummers bevatten die beginnen met het cijfer 0.
- Voor elk ondernemingsnummer dat voorkomt in het bestand, moet er in Venice een klantenfiche bestaan, waar het vlagje BTW-plichtig aangekruist is en waarvan de landcode van het ondernemingsnummer BE is.
Foutenbestand
Tijdens de verwerking van de gegevens uit de externe listing worden alle inhoudelijke eisen gecontroleerd. Wanneer er een fout wordt ontdekt, noteert de routine dit in een foutenbestand, dat u achteraf kunt consulteren. Dit bestand bevindt zich in dezelfde map als het XML-bestand en draagt de naam EX_yyyy.log.
De gegevens van het XML-bestand worden samengevoegd met de Venice-gegevens om de eigenlijke klantenlisting te produceren. Op het einde van dit proces wordt gerapporteerd hoe het samenvoegen met het externe XML-bestand verlopen is en wordt er eventueel verwezen naar het foutenbestand.