U beschikt over een Venice dossier waarin uw boekhoudgegevens bijgehouden worden. Daarnaast beschikt u over een ander Venice dossier waar de facturatiegegevens opgeslagen zijn. U wil nu verder gaan met een nieuw dossier waar zowel de boekhoud- als de facturatiegegevens verwerkt worden. De 2 dossiers moeten dus samengevoegd worden.
De dossiers kunnen een verschillende oorsprong hebben:
Boekhouding
1) U hebt het dossier overgenomen uit Venice Boekhouding voor DOS
2) U hebt het dossier zelf aangemaakt in Windows
Facturatie
1. U hebt het dossier overgenomen uit Collect Facturatie & stock voor DOS
2. U hebt het dossier overgenomen uit Venice Facturatie lite edition
3. U hebt het dossier zelf aangemaakt in Windows
Wat de oorsprong van de gegevens ook is, u kan met de methode die hierna beschreven wordt, deze gegevens samenvoegen in een nieuw dossier.
U hebt bv. een dossier in Venice Boekhouding voor DOS en een dossier in Venice Facturatie lite edition die u wil samenvoegen in Venice Boekhouding en Facturatie. Dat kan door beide dossiers over te nemen via respectievelijk Dossier – Nieuw via overname – Venice/Collect DOS en Dossier – Nieuw via overname – Venice Lite Edition en door daarna de hierna beschreven procedure te volgen.
Opmerking: Vooraleer u de overname start (is het nu vanuit DOS of vanuit Venice Facturatie lite edition), raden wij u ten stelligste aan om het helpbestand dat bij die module hoort grondig te lezen zodat u weet wat u van de overname kan verwachten.
Vooraleer u begint aan de samenvoeging van beide Windows-dossiers (we spreken deze dossiers hierna aan met als benaming het oorspronkelijke facturatie- en het oorspronkelijke boekhoud-dossier) moeten volgende voorwaarden voldaan zijn:
1. De versies van zowel Venice boekhouden als Venice Facturatie & Stock moeten overeenstemmen. U kunt de versie raadplegen door in het Venice hoofdmenu Module-info (Alt+I) te selecteren.
2. De dossiermunt, de daarbij horende kleinste eenheid en aantal decimalen moeten in beide dossiers hetzelfde zijn.
3. Alle boekjaren in beide dossiers moeten een zelfde begin- en einddatum hebben.
4. De firmagegevens van beide dossiers moeten overeenstemmen: de landcode van het BTW-nummer moet gelijk zijn, andere gegevens (zoals b.v. de naam, de telefoonnummers,…) zijn bij voorkeur ook gelijk.
5. De klant- en leveranciernummers moeten in beide dossiers gelijk zijn.
Is dit niet het geval dan mag u in geen geval een manuele samenvoeging van beide dossiers uitvoeren!
Daarnaast is het ook van zeer groot belang dat u weet welk dossier de meeste informatie bevat. Het is namelijk zo dat een aantal bestanden (Firmagegevens, Klanten, Leveranciers, Dagboeken en Postcodes) zowel voorkomen in uw Boekhouding als in uw Facturatie. Bij een manuele samenvoeging kan slechts één van beide bestanden verder gebruikt worden. U moet dus zelf beslissen welk bestand uit welk dossier de meeste informatie bevat en dat bestand moet u gebruiken in het nieuwe dossier. U kan dit snel zien door te kijken hoeveel records er zich in het werkblad bevinden. Onderaan elk werkblad ziet u immers een tellertje, met het totaal aantal records in dit werkblad.
Dit betekent dat de informatie die in het bestand van het andere dossier zit, verloren gaat.
Om een manuele samenvoeging uit te voeren, gaat u als volgt te werk:
1. Zorg voor een recente en correcte backup van zowel het oorspronkelijke boekhoud- als het oorspronkelijke facturatie-dossier, en dit voor het geval u ergens een vergissing zou begaan.
2. Maak via Dossier – Nieuw het dossier aan dat de samenvoeging zal bevatten. Dit is dus het nieuwe dossier waar u zowel uw boekhoud- als uw facturatiegegevens zal terugvinden. Maak via Extra een kopie (volledig dossier + boekjaren) van het oorspronkelijke boekhoud-dossier.
3. Als u in het oorspronkelijke facturatie-dossier de optie Intrastat geactiveerd had en u hebt ook effectief facturen gemaakt waarop Intrastat-gegevens staan, dan moeten die gegevens ook samengevoegd worden. Daarvoor gaat u als volgt te werk:
Voor elk boekjaar waar u in het nieuwe dossier in zal werken, sluit u in het oorspronkelijke facturatie-dossier alle facturen die Intrastat-gegevens bevatten af via de module Facturen – Afsluiten. Deze afgesloten facturen leest u dan in via de module Verkopen – Importeren Venice van uw nieuw dossier. Zodoende zijn de Intrastat-gegevens van uw facturatie toegevoegd aan die van de boekhouding en gaat er geen informatie verloren.
4. Kopieer (en overschrijf daarbij de reeds bestaande bestanden) via Verkenner de volgende bestanden vanuit het oorspronkelijke facturatie-dossier naar het nieuwe dossier:
– bestand voor artikelgroepen: ArtGp.btr
– bestand voor artikels: Artcl.btr
– bestanden voor facturatievoorstellen: IPrpD.btr en IPrpH.btr
– bestand voor commerciële verkoopafspraken: Comas.btr
– bestanden voor supplementen: SplPr.btr en Spplm.btr
– bestanden voor aankoopbeheer: ArtSu.btr (artikelleveranciers), ComAp.btr (commerciële afspraken aankopen), PPrpD.btr en PPrpH.btr (aankoopfacturatievoorstel)
– bestanden voor voorraadbeheer: ArtLo.btr (artikellocaties), ArtWh.btr (Artikelmagazijn), Locat.btr (Locaties), Wareh.btr (magazijn)
– bestand voor serienummers: ArtSr.btr
5. De bestanden waarin de parameters van uw oorspronkelijk facturatie-dossier bewaard worden kan u kopiëren (en daarbij de reeds bestaande bestanden overschrijven) via Verkenner maar u hoeft niet. U kan alle parameters ook gewoon opnieuw instellen in het nieuwe dossier. De parameter-bestanden zijn de volgende:
– facturatie-parameters: InvGen.par
– parameters voor de optie Speciale regelingen als die optie actief was in het oorspronkelijke facturatie-dossier: TaxGen.par
– parameters voor BTW-tarieven als die optie actief was in het oorspronkelijke facturatie-dossier: ForVat.par
– Intrastat-parameters als die optie actief was in het oorspronkelijke facturatie-dossier én als u de bestaande parameters van het boekhoud-dossier wil overschrijven: ItrGen.par
– parameters voor de optie Venice Verkoopbeheer als die optie actief was in het oorspronkelijke facturatie-dossier: SlsGen.par
– parameters voor de verschillende facturatie-modules: Artcl.par, Comas.par, Iprop.par, Invce.par, Offer.par en StDoc.par
– parameters voor de verschillende verkoopbeheer-modules (als de optie actief was in het oorspronkelijke facturatie-dossier): Deliv.par en Order.par
– parameters voor de optie Venice Aankoopbeheer (als die optie actief was in het oorspronkelijke facturatie-dossier): PrcGen.par, Pprop.par, Ipo_h.par, Ipr_h.par, Ipd_h.par en Ipi_h.par
– parameters voor supplementen (als de optie Speciale regelingen actief was in het oorspronkelijke facturatie-dossier): Spplm.par
6. Kopieer (en overschrijf daarbij de reeds bestaande bestanden) via Windows Verkenner de volgende bestanden vanuit elk boekjaar van het oorspronkelijke facturatie-dossier naar hetzelfde boekjaar van het nieuwe dossier:
– bestanden voor facturen: Isi_h.btr, Isi_d.btr en Isi_s.btr
– bestanden voor offertes: Iso_h.btr, Iso_d.btr en Iso_s.btr
– bestanden voor voorraaddocumenten: Stc_h.btr en Stc_d.btr
– bestand voor voorraad: Stock.btr
– bestanden voor bestellingen: Isr_d.btr, Isr_h.btr en Isr_s.btr
– bestanden voor leveringen: Isd_d.btr, Isd_h.btr en Isd_s.btr
– bestand voor factureren leveringen: Delln.btr
– bestand voor leveren bestellingen: OrdDe.btr
Indien u beschikt over de optionele optie Venice Aankoopbeheer:
– bestanden voor aankoopoffertes: Ipo_d.btr, Ipo_h.btr, Ipo_s.btr
– bestanden voor aankoopbestellingen: Ipr_h.btr, Ipr_d.btr, Ipr_s.btr, Ipr_l.btr
– bestanden voor aankoopleveringen: Ipd_h.btr, Ipd_d.btr, Ipd_s.btr, Ipd_l.btr
– bestanden voor aankoopfacturen: Ipi_h.btr, Ipi_d.btr, Ipi_s.btr en Ipi_l.btr
Indien u beschikt over de optionele optie Venice Voorraadbeheer of Venice Serie- & lotnummers:
– bestand voor voorraaddocument locatie/serienummer: Stc_l.btr
– bestand voor verkoopbestelling locatie/serienummer: Isr_l.btr
– bestand voor verkoopfactuur locatie/serienummer: Isi_l.btr
– bestanden voor overbrengingsdocumenten: Trn_d.btr, Trn_h.btr, Trn_l.btr
– bestanden voor voorraadwaardering: Sva_h.btr en Sva_d.btr
Zoals hierboven vermeld komen volgende bestanden voor in uw boekhouding én in uw facturatie:
– bestand voor firmagegevens: Firm.btr
– bestand voor klanten: Custm.btr
– bestand voor leveranciers: Suppl.btr
– bestand voor dagboeken: Book.btr
– bestand voor postcodes: PstCd.btr
U moet voor deze bestanden dus zelf beslissen welke u wil behouden: het bestand vanuit de boekhouding of het bestand vanuit de facturatie:
U wil met het bestand van de boekhouding werken: u hoeft niks te doen. Het juiste bestand zit al in uw nieuw dossier.
U wil met het bestand van de facturatie werken: u kopieert (en overschrijft daarbij het reeds bestaande bestand) via Verkenner het gewenste bestand naar het nieuwe dossier.
Activeer in het nieuwe dossier via Dossier – Parameters – Opties de opties die in het oorspronkelijke facturatie-dossier actief waren en overloop ter controle de parameters of geef ze opnieuw in (als u de oorspronkelijke parameters niet hebt gekopieerd).
Nadat u een tijdje aan het werken bent in het nieuwe dossier en u ziet dat alles vlekkeloos verloopt, dan kan u de oorspronkelijke dossiers (zowel boekhouding als facturatie) schrappen.