Met de module Edocumenten kunnen leveringen, facturen en rappels worden gestuurd in bulk. Het is interessant om de originele (openstaande) PDF factuur mee te sturen met de elektronische rappels. Zo heeft de klant direct alle informatie voorhanden om de openstaande facturen snel te betalen.
De PDF van de factuur wordt bij het versturen van elektronische rappels opgehaald in de map PDF\SalesInvoices. De factuur dient uiteraard wel te bestaan in die map onder een specifiek formaat. Dat kan door de facturen manueel in deze map te plaatsen maar in de module facturatie kan hiervoor een vink worden aangezet zodat dit automatisch wordt opgeslaan.
Ga hiervoor naar de module facturatie – Venice knop – instellingen – parameters – tabblad andere – Pdf voorstelling bewaren bij het aanmaken of wijzigen van een factuur
Dankzij dit vinkje wordt een pdf bewaard bij het inschrijven/wijzigen van een factuur in de map ‘Pdf\SalesInvoices’ onder de boekjaarmap van het betrokken dossier met de volgende naamgeving: ‘<dagboekcode>_<boekjaar>_<documentnummer>.pdf’ bijvoorbeeld VKF_2022_000123.pdf’. De pdf wordt gemaakt op basis van het type lay-out dat op de factuur is ingesteld en de variant die in dit dialoogvenster wordt gekozen.
Eens de factuur bestaat in de map Pdf\SalesInvoices onder het dossier kan het opgehaald worden door de elektronische rappels. Hiervoor dient in de module rappels – tabblad parameters – Pdf-bestand van de oorspronkelijke facturen opnemen als bijlage aangevinkt te zijn. Bestaat er geen PDF van een factuur in de betreffende map, dan wordt enkel de rappel gestuurd. Deze vink is enkel beschikbaar wanneer de module Edocumenten actief is in het dossier.
