Vanaf Versie 10.40 van Venice is het mogelijk om elektronisch te factureren aan de overheid via PEPPOL. Voorwaarde is dat u beschikt over Venice Facturatie Enterprise en over de optie Edocumenten.
We geven u een overzicht van de te volgen stappen in Venice:
- Instellen van het dossier
- Instellen van de klantenfiche
- Factureren aan de overheid
- Opmerkingen en interessante links
1) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u ervoor dat uw ondernemingsnummer is ingevuld
2) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u er ook voor dat minstens 1 bankrekening correct is ingevuld, deze zal de overheid gebruiken voor de betaling van de door u opgemaakte facturen.
3) De werkwijze voor het koppelen met een accesspoint kan u hier terugvinden . Deze werkwijze is gewijzigd sinds 01/12/2021 en sinds versie 12.20
Verder moet u ook nog de volgende instellingen aanpassen voor alle overheidsdiensten waar u elektronische facturen naartoe wenst te sturen:
1) Ga naar de klantenfiche – tabblad Nummer en daar ziet u een extra veld PEPPOL-ID staan
- Gaat het om een nieuwe klant, dan geeft u zijn ondernemingsnummer in, wanneer u naar het volgende veld gaat, zal Venice trachten de PEPPOL ID in te vullen
- Gaat het om een bestaande klant, moet u het veld ondernemingsnummer leegmaken, even naar een ander veld gaan en opnieuw het ondernemingsnummer invullen. De PEPPOL-ID wordt dan opgehaald
Sinds 17/05/2021 is er een aanpassing doorgevoerd mbt Peppol3, u kan deze aanpassingen hier nalezen
Voor bepaalde diensten bij de Vlaamse overheid mag geen Peppol-id gebruikt worden die gebaseerd is op het ondernemingsnummer, maar op het GLN nummer. In dat geval geeft u in het veld ‘peppol-id’ de prefix 0088 in gevolgd door een dubbelpunt en het GLN nummer.
Onlangs werd een wijziging doorgevoerd in de Peppol aanvraag. Via deze nieuwe partner is het ook mogelijk om peppol documenten op te maken EN te verzenden op het peppol-netwerk naar alle bedrijven en overheidsinstanties overheen heel europa op voorwaarde dat dit bedrijf/instantie is aangesloten op het peppol-netwerk als ontvanger van documenten.
Venice kan VERZENDEN naar het peppol-netwerk via Codabox. Venice kan momenteel (nog) géén documenten ONTVANGEN via het peppol-netwerk.
Venice zal voor BE-klanten zelf proberen een Peppol-id samen te stellen op basis van het ondernemingsnummer, maar zal dit ook enkel invullen op de klantenfiche als deze peppol-ID op het peppol-netwerk bestaat (M.a.w. de klant is geregistreerd als ontvanger). Als dat het veld blanco blijft is dus de aanwijzing dat deze klant NIET is aangesloten als ontvanger op Peppol dmv zijn ondernemingsnummer. De klant kan aangesloten zijn met een ander soort nummer (bv. een GLN nummer of een ubl.be nummer). In dat geval moeten het peppol ID bij de klant opgevraagd worden
2) In de klanten fiche – tabblad eDocs kiest u voor “Elektronisch” en Export wijze “PEPPOL” (dit zal reeds correct ingevuld zijn indien de PEPPOL-ID werd opgehaald inde vorige stap)
3) U moet daarna nog deze eenmalige instellingen aanpassen in dit scherm, dat wil zeggen dat eens u dit heeft aangepast u dit in de toekomst niet meer zal moeten doen. U hoeft dan enkel te kiezen voor Elektronisch en wijze PEPPOL in uw klantenfiche.
- Druk op het pennetje achter PEPPOL
- Kies de bankrekening 1 of 2 of 3, die komt overeen met de bank die u eerder invulde in de firmagegevens
- Kies/Maak een pad waar de PEPPOL documenten zullen opgeslagen worden. U kan hiervoor klikken op het verkenner icoontje achter het veld. U komt dan in de hoofdmap Van Venice terecht. Daar kan u dan een map aanmaken (bvb peppol). In ons voorbeeld staat er .\peppol\ dat wil zeggen dat er in de hoofddirectory van het dossier in Venice een map peppol is gemaakt.
U bent nu klaar om te factureren en te verzenden via PEPPOL, wanneer u nu een factuur opmaakt voor een PEPPOL klant die u correct instelde, zal u een Pop-up krijgen die u erop wijst dat het om een PEPPOL klant gaat en dat u zeker moet letten op de referentie van de factuur. U kreeg bij de offerte aanvraag of de bestelling van de overheid een referentie, deze MOET identiek zijn als de referentie die u op de factuur zult zetten
Er wordt namelijk gewerkt met een automatisch herkenning systeem die werkt aan de hand van deze referentie! Indien de referentie niet correct is, kan uw factuur geweigerd worden, of zal er veel vertraging zijn bij het verwerken van de facturen door de overheid.
Wanneer uw facturen zijn opgemaakt, kan u via tabblad Extra in het overzicht klikken op Exporteren (idem werkwijze als Edocumenten)
U krijgt voor de PEPPOL facturen en de andere elektonische facturen een venster Exporteren. Druk hier op start om het exporteren te starten. Wanneer de export geslaagd is zal u een groene vink zien staan naast de geëxporteerde facturen.
Vanaf dat moment is uw factuur vertrokken uit Venice en wordt die voor de PEPPOL facturen aangeleverd op het Mercurius platform van de overheid. De verdere afhandeling gebeurt dan door de overheid.
Op het Mercurius platform kan u nazien welke status uw document heeft. Het kan wel een uur duren vooraleer de factuur die u verstuurde uit Vence effectief op het platform te zien is.
U kan ook een mail krijgen waar de status van de document wordt getoond Dat komt omdat Venice geen MLR antwoorden kan verwerken van de overheid. U krijgt dus met andere woorden een bevestiging van verwerking van uw verzending/aangifte.
Daar kan u ook zien welke status uw factuur heeft gekregen
OPMERKING EN INTERESSANTE LINKS
Elke factuur die u stuurt naar de overheid wordt bijgehouden in een database dus ook de de geweigerde facturen. Dat wil zeggen dat u een geweigerde factuur niet een tweede maal kunt aanbieden nadat u hem verbeterde. U moet dus in Venice de factuur crediteren en opnieuw maken met een nieuw nummer (dupliceren is hier de gemakkelijkste manier). Pas als u een nieuw factuurnummer heeft, dan kan u de factuur opnieuw doorsturen. Vergeet niet om na te zien of referentie correct werd ingevuld/overgenomen
Meer info over het gebruik van het Mercurius platform van de overheid of hoe u een login kan bekomen voor dit platform vindt u op de volgende links
https://overheid.vlaanderen.be/mercurius-en-peppol
https://www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html
https://iamapps.belgium.be/rma/
https://digital.belgium.be/e-invoicing
Consulteer eveneens ons filmpje op https://www.youtube.com/watch?v=EhGErdz3KtM