Indien de boekhouder beschikt over de optie Fiduciair, dan zorgt deze optie ervoor dat het dossier van de klant bij de boekhouder bruikbaar is.
A. Opties waarover de klant beschikt, maar de boekhouder niet
Eventuele opties waarover de klant beschikt maar de boekhouder niet worden voor het uitgewisselde dossier geactiveerd.
Bv: de klant beschikt over de opties Boekhouding en Analytisch. De boekhouder heeft enkel Boekhouding en Fiduciair. Zonder het dynamisch activeren van opties zou de de boekhouder in het door de klant gestuurde dossier een foutmelding krijgen dat de optie Analytisch is geactiveerd in het dossier, maar niet geïnstalleerd. De optie Fiduciair zorgt ervoor dat dit dossier van de klant benaderd kan worden, en daarbij wordt ook net gedaan alsof de opties wel geïnstalleerd zijn.
Het dynamisch activeren van een optie binnen een dossier gebeurt niet voor de optie Toegangsbeheer. Dit kan niet, omdat Toegangsbeheer ook impliceert dat gebruikers en toegangsrechten werden vastgelegd op niveau van hoofdpad en dossierkast. Als u als boekhouder dossiers uitwisselt met klanten die Toegangsbeheer hebben dan zijn er 3 mogelijkheden:
- De klant mag het dossier niet beveiligen
- De klant zet de dossierbeveiliging af op het ogenblik dat hij een backup maakt van het dossier om aan de boekhouder te bezorgen
- Als boekhouder schaft u eveneens Toegangsbeheer aan. U dient de optie aan te schaffen voor minstens evenveel gebruikers als er gelijktijdig in externe, beveiligde dossiers moet kunnen gewerkt worden. Indien u bijvoorbeeld met 3 gebruikers tegelijkertijd in extern beveiligde dossiers moet kunnen werken, dan heeft u nood aan toegangsbeheer voor 3 gebruikers.
B. Opties waarover de boekhouder beschikt, maar de klant niet
Bepaalde opties waarover de klant niet beschikt, maar de externe gebruiker (boekhouder) wel (het gaat hier concreet over Import, Fiduciair, Jaarrekening en Beheer van vaste activa) kunnen geactiveerd worden in het dossier (via Basisgegevens – Instellingen – Parameters, Opties, Externe gebruikers) zonder dat dit gevolgen heeft voor het gebruik van het dossier door de klant.
Indien de klant over de optie Toegangsbeheer beschikt, en het gaat om een beveiligd dossier, dan heeft de klant de mogelijkheid om aan externe groepen rechten te verlenen in alle geactiveerde opties, ook de opties waarover de klant niet zelf beschikt. Zie ook het Kbase-artikel Hoe kan u uw accountant toegang verlenen tot een beveiligd dossier. Voor de externe gebruiker (boekhouder) zullen de opties die geactiveerd werden, onmiddellijk bruikbaar zijn in het dossier, tenminste als deze opties geïnstalleerd zijn bij de externe gebruiker (boekhouder) .
Klant en boekhouder werken lokaal en wisselen backups van dossier uit via Verzonden en Teruggestuurd
Het dynamisch activeren van opties gebeurt wanneer de klant backups uitwisselt met zijn boekhouder en daarbij gebruik maakt van verzonden en teruggestuurd.
Klant en boekhouder werken beide op ASP-omgeving (Azure)
Het dynamisch activeren van opties gebeurt wanneer de boekhouder de dossierkast van de klant aankoppelt als externe dossierkast.