In dit artikel wordt volgende situatie besproken: U beschikt over de optie Toegangsbeheer. Via de optie Toegangsbeheer heeft u uw dossier beveiligd omdat niet alle werknemers van uw bedrijf toegang mogen hebben tot het dossier. U wisselt echter het dossier uit met uw accountant. Opdat uw accountant toegang zou hebben tot uw beveiligd dossier, is het noodzakelijk dat ook hij over de optie Toegangsbeheer beschikt. Daarenboven zal u in het dossier Specifieke rechten moeten instellen voor externe gebruikersgroepen.
Situatie:
- U heeft uw dossier beveiligd met of zonder paswoord.
- U wisselt het dossier uit met uw accountant via backup ofwel koppelt de accountant uw dossierkast aan als externe dossierkast in een ASP-omgeving.
Werkwijze:
- Uw accountant dient over de optie Toegangsbeheer te beschikken.
- U duidt aan dat er specifieke rechten gelden in het dossier.
- U definieert rechten voor een Externe gebruikersgroep (namelijk een gebruikersgroep in de licentie van de accountant).
Indien u een dossier beveiligd met of zonder paswoord, dan betekent dit dat u het dossier wenst af te schermen voor bepaalde gebruikers. Deze bescherming geldt niet enkel voor uw eigen installatie, maar voor alle Venice-installaties. Zo niet zou de beveiliging lek zijn. Een werknemer van uw eigen bedrijf zou immers een dossier waar hij geen toegang tot heeft, kunnen kopiëren en terugzetten onder een andere Venice-installatie waar hij dan wel toegang tot het dossier zou hebben.
1.Hoe gaat u nu stap voor stap te werk om een beveiligd dossier ook beschikbaar te stellen voor uw accountant?
1.1 Het dossier beveiligen en specifieke rechten activeren.
U dient het dossier aan te duiden als een beveiligd dossier waar specifieke rechten gelden. Dit doet u als volgt: Selecteer het dossier en kies Basisgegevens – Instellingen – Opties. Bij Toegangsbeheer kiest u voor Beveiligd zonder paswoord en vinkt u Specifieke rechten aan.
1.2 Specifieke rechten definiëren voor gebruikers van een gebruikersgroep in de installatie van de boekhouder
Vervolgens dient u de rechten te definiëren waar uw accountant over dient te beschikken wanneer hij in uw dossier werkt. Dit doet u als volgt:
Kies Basisgegevens – Instellingen – Rechten.
Vink de vlag Voor een externe groep aan.
Bij Registratienummer noteert u het registratienummer van de Venice-installatie van uw accountant (zie 2.3).
Bij Code dient een code van een gebruikersgroep in het Venice toegangsbeheer van de accountant te vermelden. U zal dus met de administrator van het toegangsbeheer bij uw account moeten afspreken welke gebruikersgroep er toegang mag hebben tot uw dossier. In onderstaand voorbeeld staat als code Dealer vermeld. Dat betekent dus dat de gebruikers die behoren tot de groep Dealer
in het toegangsbeheer van de accountant toegang zullen hebben tot uw dossier.
Tenslotte vinkt u de rechten aan waarover uw accountant dient te beschikken.
1.3. Rechten definiëren voor gebruikers van uw eigen installatie.
Indien u uw dossier beveiligt en aanduidt dat er specifieke rechten gelden, dan heeft dit ook invloed op uw eigen installatie.
De rechten die u reeds gedefinieerd heeft op algemeen niveau gelden immers niet voor het dossier dat u net beveiligde. U zal dus ook rechten moeten definiëren voor de gebruikers van uw eigen licentie.
U kan echter aangeven dat de rechten van het algemene niveau ook mogen toegepast worden in het dossier.
Kies Basisgegevens – Instellingen – Rechten.
Selecteer de gebruikersgroep waarvoor u de rechten wenst te bepalen en vink vervolgens Toepassen van de globale rechten aan.
2. Wat dient de accountant te ondernemen in het toegangsbeheer van Venice in zijn eigen licentie?
2.1 Een gebruikersgroep aanmaken voor gebruikers die toegang moeten hebben tot uw dossier.
Ook al is de accountant administrator in zijn eigen installatie, in een andere installatie van Venice heeft hij nooit administrator rechten.
Vandaar dat hij in de optie Toegangsbeheer van zijn eigen Venice-licentie een gebruikersgroep dient aan te maken waarvan hij en eventueel zijn medewerkers lid zijn. Het is dan de bedoeling dat u in uw Toegangsbeheer rechten definieert voor de externe groep waartoe de accountant behoort (zie 1.2). in ons voorbeeld dient de accountant de groep Dealer aan te maken.
2.2 Alle werknemers van de accountant die toegang moeten krijgen tot uw dossier, moeten lid worden van de groep die aangemaakt werd.
De accountant kan dit als volgt instellen:
Hij drukt op het tabblad Gebruikers en drukt rechts op de knop Toevoegen/Verwijderen gebruikers.
Hij selecteert alle gebruikers die toegang moeten hebben tot het dossier en drukt OK.
2.3 Uw registratienummer en de gebruikersgroep doorgeven aan de klant
Wanneer de accountant het Hoofdmenu van Venice opstart en vervolgens drukt hij op de Venice-knop en kiest hij Registratie – Bekijken dan kan hij het registratienummer van zijn licentie aflezen. Het is de bedoeling dat hij dat registratienummer aan u meedeelt zodat u het kan vermelden bij het aanmaken van de rechten voor een externe groep (zie 1.2).
Tevens dient hij ook de code van de gebruikersgroep door te geven die toegang moet krijgen tot uw dossier.