Indien u met Venice Boekhouding werkt, en ook met Accon of Fides, dan heeft u gegevens uit de proef- en saldibalans van Venice nodig om deze in Accon of Fides te kunnen verwerken. In plaats van deze gegevens manueel opnieuw in te voeren in Accon of Fides, is het handig als u deze gegevens automatisch zou kunnen invoeren. Dit kan via aangepaste layouts.
Standaard bestaat al de functionaliteit om de Proef- en saldibalans naar een tekstbestand te printen. Om deze file te kunnen inlezen in Accon, dient deze echter aan een aantal specifieke voorwaarden te voldoen.
De file moet, volgens de informatie die wij op 09/12/98 van Ced-Samsom ontvingen, volgende structuur hebben :
rekeningnummer debetsaldo creditsaldo omschrijving grootboekrekening
waarbij het rekeningnummer een onbeperkt aantal posities lang kan zijn, de omschrijving van de grootboekrekening maximum 30 posities lang kan zijn, het debetsaldo en creditsaldo zijn 15 posities lang, waarvan 2 decimalen.
De aangepaste layouts voor het aanmaken van de geschikte file voor Accon, kan u bij de helpdesk bestellen. Na installatie van de layout, gaat u als volgt te werk :
Selecteer in het Venice Hoofdmenu het tabblad Rapporten boekhouding, groep Balansen, Proef- en saldibalans. Maak de gewenste selecties, en kies voor Afdrukken. U komt nu in het scherm met de Afdrukinstellingen terecht.
Opteer voor Afdruk naar tekstbestand, en geef de juiste naam van het tekstbestand op. Kies voor Opties. De formaat-opties voor een decimaal punt moeten “.” zijn, en Vaste lengte en Laatste nieuwe regel onderdrukken moet aangeklikt zijn.
De laatst gebruikte instellingen voor de formaat-opties worden steeds voor elke gebruiker onthouden, dus normaal gezien dient u deze zaken slechts één maal in te stellen.
De file wordt aangemaakt.
Wenst u deze proef- en saldibalans ook te gebruiken in Fides, dan volstaat het om deze balans eerst in Accon te importeren, en vervolgens in Fides te kiezen voor “Importeren uit Accon”, en daarna het juiste dossier te selecteren.