U werkt met Venice Boekhouding en ook met het jaarrekeningpakket First. U kan de gegevens vanuit Venice automatisch inlezen in First op basis van de gegevens van de proef- en saldibalans door een afdruk te maken van deze proef- en saldibalans met een aangepaste layout.
Standaard bestaat in Venice boekhouding de functionaliteit om de proef- en saldibalans naar een tekstbestand (.txt-file ) af te drukken. Om dit tekstbestand te kunnen inlezen in First, dient dit bestand aan een aantal specifieke voorwaarden te voldoen.
Het bestand moet de volgende structuur hebben:
Rekeningnummer – Omschrijving – Debetsaldo – Creditsaldo
Waarbij de gegevens [tab]-delimited zijn. Er wordt een decimaal teken gebruikt. Het debetsaldo en creditsaldo hebben geen teken mee. De aangepaste lay-out voor het aanmaken van het geschikte tekstbestand voor het jaarrekeningpakket First kan u bij de Exact C-Logic helpdesk bestellen.
Na installatie van de aangepaste layout, gaat u als volgt te werk:
- Selecteer in het Venice Hoofdmenu de tab Rapporten boekhouding, groep Balansen, Proef- en saldibalans – Proef- en saldibalans. Maak de gewenste selecties, en kies voor Afdrukken. U komt nu in het scherm met de afdrukinstellingen terecht. Kies voor Afdruk naar bestand (.txt ) en klik vervolgens op Opties:
- Als decimaalteken geeft u een komma op, en als scheidingsteken selecteert u [tab]. Zorg er ook voor dat Laatste nieuwe regel onderdrukken geselecteerd is. De overige opties mag u afzetten.
- De laatst gebruikte instellingen voor de formaat-opties worden steeds voor elke gebruiker onthouden, dus normaal gezien dient u deze zaken maar één maal in te stellen.
- Kies vervolgens de juiste lay-out: als lay-out opteert u voor First.
- De file wordt aangemaakt.
Voor meer informatie over het jaarrekeningspakket First richt u zich best tot Intersentia. Een offerte voor de lay-outs voor de link met First kan u aanvragen bij de helpdesk van Exact C-Logic via e-mail ( support@venicesoftware.be). U kan de lay-outs natuurlijk ook meteen bestellen. U kan ook steeds uw Exact C-Logic verdeler contacteren voor meer informatie.