Als accountant kan het gebeuren dat u verkoopfacturen laattijdig ontvangt waardoor u ze niet meer kan boeken in de btw-periode waarvoor ze eigenlijk bedoeld waren. U ontvangt bijvoorbeeld eind februari nog verkoopfacturen van januari. U kan die echter niet meer in januari boeken daar de btw-periode reeds afgesloten is.
Indien u manueel verkopen inboekt, dan is dat eenvoudig op te lossen. U kan immers een verkoop ingeven waarbij u een documentdatum opgeeft die in januari valt en een boekingsdatum in februari.
Indien u echter de verkoopfacturen van uw klant als UBL-bestanden ontvangt, dan dient u op een andere manier te werk te gaan.
Wanneer u UBL-bestanden importeert, dan wordt de documentdatum van de verkopen bepaald op basis van de inhoud van de tag IssueDate in het UBL-bestand.
In ons voorbeeld gaat het om een factuur van 28/01/24, maar de btw-periode van januari is reeds afgesloten. Indien we het betrokken bestand proberen te importeren via Importeren UBL, krijgen we onderstaande melding:
Wanneer je deze melding krijgt, dan wijst dit erop dat de boekingsdatum gelijk gesteld wordt met de documentdatum. Venice probeert dus de verkoop in te schrijven met boekingsdatum 28/01/24. Maar dit lukt dus niet omdat de btw-periode al afgesloten is.
Je kan deze situatie als volgt oplossen.
Je start Verkopen op en klikt op de Venice-knop linksboven. Daar kies je dan Instellingen – Parameters – tab Andere. De parameter Voor te stellen boekingsdatum positioneer je op de waarde Einde huidige btw-periode.
Gevolg: de verkoop uit ons voorbeeld zal geboekt worden op 28/02/24 en u krijgt bijgevolg geen foutmelding meer.