Nadat u een nieuwe versie van Venice heeft geïnstalleerd, is het noodzakelijk dat u nog de gegevens (o.a. alle dossiers en hun boekjaren) bijwerkt naar die nieuwe versie vooraleer u kan beginnen werken in die nieuwe versie. Heeft u een hele pak dossiers en boekjaren, dan kan dat bijwerken wel eventjes duren. En, terwijl alle gegevens bijgewerkt worden, kunnen andere gebruikers niet verder werken.
Er bestaat echter ook een werkmethode, waardoor u de andere gebruikers toch enigszins kan laten verder werken, zonder dat u al alle gegevens heeft bijgewerkt.
U heeft de nieuwe versie geïnstalleerd (of in het geval van ASP heeft uw ASP-provider de nieuwe versie voor u geïnstalleerd), en u krijgt de melding dat u de gegevens nog dient bij te werken vooraleer u kan verder werken.
Kies niet klakkeloos voor Beheer – Hoofdniveau – Onderhoud – Bijwerken, waarbij u alle vinkjes aanklikt en op Start drukt…
Als u onderstaande werkmethode volgt, bereikt u net hetzelfde resultaat, doch zonder andere gebruikers die in dezelfde Venice-registratie willen werken te verhinderen om verder te werken.
Kies voor Beheer – Hoofdniveau – Onderhoud – Bijwerken. In het dialoogvenster dat nu verschijnt, vinkt u enkel ‘Inclusief alle onderliggende dossierkasten’ aan. Klik ‘Inclusief alle onderliggende dossiers en boekjaren’ zeker niet aan.
Eenmaal deze bijwerking is gebeurd, kan iedereen Venice opstarten, zonder de melding te krijgen dat er nog moet worden bijgewerkt worden.
Bij elk dossier en boekjaar zal elke gebruiker het volgende symbooltje zien staan. Dit symbool wijst erop, dat dit dossier en zijn boekjaren nog niet bijgewerkt zijn.
En wanneer je een dossier selecteert, dan krijgt u de volgende melding:
Van zodra u nu een module opstart in dat dossier, krijgt u volgende melding:
Indien u Ja antwoordt, dan wordt dit dossier bijgewerkt. Zo kunnen u en uw collega’s na de update onmiddellijk de dossiers waarin u wenst te werken bijwerken zonder de andere gebruikers te hinderen.
Op een rustig tijdstip, bijvoorbeeld ’s avonds of in het weekend, kan u de conversie van alle overige dossiers en boekjaren dan lanceren. Hiervoor mag geen enkele andere gebruiker nog in Venice aan het werk zijn.
Of dit al dan niet het geval is, kan u verifiëren via Venice-knop – Bezetting.
Kies voor Beheer – Hoofdniveau – Onderhoud – Bijwerken. In het dialoogvenster dat nu verschijnt, vinkt u zowel ‘Inclusief alle onderliggende dossierkasten’ ALS ‘Inclusief alle onderliggende dossiers en boekjaren’ aan.
Alle nog niet bijgewerkte dossiers en boekjaren worden nu systematisch bijgewerkt.
Stel dat u de bijwerking ’s avonds lanceert, en dat ’s morgens blijkt dat ze nog niet volledig is uitgevoerd.
Druk in dat geval op [Esc]. Het bijwerken wordt nu onderbroken.
Het dossier dat op dat ogenblik bijgewerkt werd, blijft achter als een dossier dat gedeeltelijk bijgewerkt is. M.a.w. bepaalde bestanden in het dossier zijn bijgewerkt, andere niet. Het dossier is dus niet bruikbaar zolang het bijwerken niet opnieuw is uitgevoerd.
De dossiers die intussen al waren bijgewerkt, staan klaar voor gebruik in de nieuwe versie, en kunnen door alle gebruikers benaderd worden.