De must-have om uw klant inzicht te geven in zijn financiële situatie is de Management Monitor. Een online dashboard dat toegankelijk is via internet en op alle mobiele apparaten geraadpleegd kan worden. Dit dashboard toont uw klant zaken als resultaat, omzet, vergelijking kosten-opbrengsten, nog te ontvangen bedragen en nog te betalen facturen.
Om de efficiëntie en snelheid van werken nog hoger te tillen én uw klant een nog actueler inzicht te bieden in zijn cijfers, kan die vanuit de Management Monitor zelf een verkoopfactuur aanmaken.
We beantwoorden alvast een paar veelgestelde vragen:
- Hoe de MM activeren?
- Wat is de kostprijs van de MM?
- Hoe de taal wijzigen in de MM?
- Hoe een dossier selecteren of wijzigen?
- Hoe een factuur maken/verzenden?
- Wat is het verschil tussen een conceptfactuur en een gewone factuur?
- Hoe de lay-out aanpassen van een factuur?
- Wat doet het dashboard?
Hoe de MM activeren?
Voor de opzet van de Management Monitor verwijzen we graag naar een eerder gemaakte Kbase . Neem contact op met een erkend Venice verdeler indien ondersteuning gewenst is of neem contact op met onze support via support@venicesoftware.be
Wat is de kostprijs van de MM?
Dit is een gratis tool voor accountants en hun niet-boekende klant. Neem contact op met onze Sales collega’s via info@venicesoftware.be of bezoek onze site voor meer info.
Hoe de taal wijzigen in de MM?
In de linkerbalk onder de knop Profile/Profiel kan de taal gewijzigd worden
Hoe een dossier selecteren
In de linker balk onder de knop dossiers worden alle beschikbare dossiers getoond. Kies het juiste dossier om deze te gebruiken. De naam van het dossier staat ook links bovenaan af te lezen
Hoe een factuur maken/verzenden
Via de MM kan op een eenvoudige manier facturen gemaakt worden. Deze staan gekoppeld met een dossier in Venice (van de boekhouder). We overlopen hier de belangrijkste stappen, We verwijzen graag naar een eerder gemaakte Kbase voor een uitgebreide uitleg
Kies in het dashboard voor Invoice/factureren om een nieuwe factuur aan te maken. Hier kunnen bestaande klanten gebruikt worden of nieuwe worden aangemaakt. Dat kan manueel of via de VIES databank koppeling
- Klik op een klant om de factuur aan te maken
- Of maak een klant aan via de VIES databank koppeling
- Of maak een klant manueel aan
- Maak de factuur aan met artikelen, aantal, prijzen, … . Reeds gebruikte artikelen worden opnieuw aangeboden in dit scherm. Er kunnen meerdere lijnen worden toegevoegd aan het document. Alles is aanwezig om eenvoudig een factuur te kunnen maken.
- In het volgende scherm wordt aangeboden om de factuur te versturen. De PDF wordt meegestuurd als bijlage. Hier staat de taal op Engels maar dat kan uiteraard gewijzigd worden (zie eerder)
Wat is het verschil tussen een conceptfactuur en een gewone factuur?
We overlopen hier de grootste verschillen. We verwijzen graag naar een eerder gemaakte Kbase voor een uitgebreide uitleg onder puntje 5c.
Alle niet verstuurde/afgewerkte facturen worden als conceptfactuur opgeslagen in de facturatie en nog niet doorgeboekt naar de boekhouding. Niet verstuurde facturen zijn terug te vinden onder de knop concepten.
Van hieruit kunnen ze bekeken, aangepast of toch afgewerkt worden
Achterliggend in Venice worden ze in de facturatie getoond als conceptfactuur (hier onder dagboek CNCPT)
Eens de factuur verstuurd is, wordt deze effectief ook geboekt in het gekoppelde dossier als een verkoopfactuur in het betreffende dagboek (hier FAC) EN ook doorgeboekt in de boekhouding in het verkoopdagboek. Deze kunnen dus niet meer worden gewijzigd. Er kan uiteraard steeds een CN voor gemaakt worden. Dit wordt ook besproken in een eerder gemaakte Kbase onder puntje 5b.
In Venice worden alle facturen in de facturatie aangemaakt en getoond, dus ook de conceptfacturen
Alle afgewerkte/doorgestuurde verkoopfacturen in de MM worden doorgeboekt vanuit de facturatie. Conceptfacturen staan hier dus niet bij.
Hoe de lay-out aanpassen van een factuur?
De aanpassing dient te gebeuren in Venice zelf. We verwijzen hiervoor naar de eerder opgemaakte Kbase onder puntje 5d.
Wat doet het dashboard?
Via de tegels van het dashboard worden bijvoorbeeld de winst, omzet, actuele klanten, openstaande facturen, … . Hoe meer info beschikbaar in Venice en de MM, hoe meer er te zien zal zijn in het dashboard.
Elke tegel kan aangeklikt worden en dan verder bekeken worden in detail. De blauwe links kunnen op hun beurt opnieuw aangeklikt worden. Het aanklikken/bekijken/filteren van cijfergegevens in het dashboard zal niets wijzigen aan boekingen in Venice.
Belangrijk! Hoewel de gegevens worden getoond in de MM is het niet mogelijk om aankopen, diversen, bankgegevens in detail op te halen via het dashboard. Het gaat hier om een rapportage tool. De verkopen die gemaakt zijn in de MM kunnen uiteraard wel in detail bekeken worden
Hier bijvoorbeeld de tegel met openstaande documenten per klant. Er kan gefilterd worden op alle of openstaand. De detail kan aangeklikt en bekeken worden in ditzelfde scherm door te klikken op de blauwe links
De factuur wordt getoond en kan gecrediteerd worden of er kan een duplicaat gestuurd worden
De tegel omzet in verschillende vormen
Het dashboard kan rechts bovenaan ook gefilterd worden met het trechter icoontje
