Het is mogelijk om facturen in UBL formaat te exporteren vanuit Venice in UBL formaat om ze dan te importeren in EOL. De te volgen werkwijze is als volgt:
1. Exporteer de gemaakte facturen naar UBL in Venice
OPGEPAST! Het doorboeken en exporteren zorgt ervoor dat de documenten in Venice niet meer kunnen gewijzigd of geschrapt worden. Dit is een onomkeerbare actie!
- Ga naar de facturen module via start – facturatie verkoop – facturen
- Boek de facturen door via de tab doorboeken (Globaal of selectief)
- Exporteer via de knop “Exporteren UBL”
- Pak het gecreëerde zip bestanden uit naar een locatie naar keuze
De werkwijze voor het exporteren van UBL bestanden kan ook hier nog eens in detail nagelezen worden Exporteren UBL bestanden vanuit de facturatie
2. Importeer de facturen in Exact Online
Het verwerken van UBL kan in EOL via de digitale brievenbus. Je kan deze mailen naar de digitale brievenbus, maar je kan deze er ook rechtstreeks invoegen. Wij gaan de stappen overlopen om het manueel op te laden
- Ga naar “Activiteiten” en dan de “Digitale Brievenbus”
- Selecteer de gewenste brievenbus
- Klik op knop “Nieuw”
- Kies het type, bijvoorbeeld aan- of verkoopfacturen
- Selecteer het bestand via “Choose File”
- Kies “Opslaan+Nieuw” om nog bestanden op te laden
- Kies “Sluiten” om verder te gaan met het boeken wanneer al de bestanden zijn opgeladen
- In het volgende scherm kunnen de bestanden geselecteerd worden en geboekt worden via de knop “Boeken”
- De gegevens worden uit de UBL gehaald en ingevuld waar mogelijk
- Vul aan waar nodig zoals bijvoorbeeld de grootboekrekeningen onderaan
- Er wordt een waarschuwing gegeven indien een opgeladen document reeds zou bestaan
